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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE HOSPITALES REGIONALES Y GENERALES. - 12/12/1997
Procedimiento de Reporte de Deficiente Calidad de Insumos para la Salud suministrados por Almacén Central

 
     
 

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11. PROCEDIMIENTO DE REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD DE INSUMOS PARA LA SALUD SUMINISTRADOS POR ALMACEN CENTRAL.

11. 1.- OBJETIVO.
11. 2.- POLITICAS DE OPERACION.
11. 3.- DESCRIPCION NARRATIVA.
11. 4.- DIAGRAMA DE FLUJO.

11. 1 OBJETIVO

REVISAR Y DETECTAR LOS ARTICULOS CON DEFECTOS DE FABRICACION O INAPLICACION PARA EL SERVICIO, FACTIBLE DE SER CANJEADO A PETICION DE PARTE, A FIN DE OTORGAR UN MEJOR SERVICIO Y ATENCION AL DERECHOHABIENTE.

11. 2 POLITICAS DE OPERACION:

CORRESPONDERA A LA DIRECCION DEL HOSPITAL, INDICAR QUE SE REALICEN LAS PRUEBAS NECESARIAS Y SUFICIENTES POR PERSONAL MEDICO AMPLIAMENTE CAPACITADO PARA VERIFICAR Y CONFIRMAR LA MALA CALIDAD DE LOS INSUMOS REPORTADA POR LOS SERVICIOS DE LA ESPECIALIDAD CORRESPONDIENTE.

SERA RESPONSABLE LA DIRECCION DEL HOSPITAL EN EL AMBITO DE SU COMPETENCIA DE ORDENAR Y AUTORIZAR LO CONDUCENTE EN LA OBSERVANCIA RIGUROSA DE LAS NORMAS PARA LA CONCENTRACION Y TRAMITACION DE REPORTES DE BIENES DEFECTUOSOS.

DEBERA ORDENAR LA DIRECCION DEL HOSPITAL LO CONDUCENTE PARA QUE CUANDO EXISTA AUTORIZACION DE CANJE DE BIENES, SE REALICE LA CANCELACION DE LOS REGISTROS CONTABLES Y DE CONTROL DE LOS BIENES CORRESPONDIENTES.

LA DIRECCION DEL HOSPITAL INDICARA QUE EN EL MOMENTO DE DETECTAR MALA CALIDAD DE UN PRODUCTO SE SUSPENDA SU USO Y SE CONSIDERE COMO EXISTENCIA NO DISPONIBLE.

SERA RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA ASI COMO DE LA COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES, APOYAR DE MANERA EFICAZ Y EFICIENTE AL SERVICIO DE ENFERMERIA Y A LA CENTRAL DE EQUIPOS Y ESTERILIZACION EN LA CONCENTRACION, CONTROL DOCUMENTAL Y TRAMITACION DE LOS ARTICULOS CON MALA CALIDAD.

DEBERA VIGILAR QUE LA TRAMITACION PARA REPORTAR LOS ARTICULOS DEFECTUOSOS SE REALICEN EN CONCORDANCIA CON LAS INDICACIONES QUE EMITA EL DIRECTOR DEL HOSPITAL Y DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD ESPECIFICA DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS.

VERIFICARA QUE LOS PRODUCTOS QUE SEAN SUJETOS DE CONCENTRARSE, CORRESPONDAN A LAS CARACTERISTICAS , CONSIGNADAS EN EL "REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD".

DEBERA CERCIORARSE DE QUE LOS EMPAQUES DE LOS ARTICULOS SUJETOS A CONCENTRACION, ESTEN EN BUEN ESTADO Y CON LEYENDAS LEGIBLES DE IDENTIFICACION.

SERA RESPONSABILIDAD DEL ALMACEN GENERAL ASI COMO DE LA FARMACIA, CONCENTRAR Y ENVIAR LOS ARTICULOS DE MALA CALIDAD A LA SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS EN UN PLAZO NO MAYOR A 20 DIAS A PARTIR DE LAS FECHAS DE AUTORIZACION DE CANJE.

DEBERA APORTAR INFORMACION ADICIONAL Y COMPLEMENTARIA EN CASO DE QUE SE LE SOLICITE PARA LA DICTAMINACION DEL REPORTE DE BIENES DEFECTUOSOS, EN UN PLAZO MAXIMO DE 30 DIAS.

DEBERA ENVIAR AL ALMACEN CENTRAL LOS PRODUCTOS QUE REQUIERAN REFRIGERACION EN TERMOS Y CON REFRIGERANTES, ASEGURANDOSE QUE MANTENGAN LA TEMPERATURA REQUERIDA Y QUE NO SE HUMEDEZCAN LOS EMPAQUES.

PREPARARA DOCUMENTALMENTE LA SALIDA DE LOS ARTICULOS DEBIENDO ELABORAR LA ORDEN DE DESPACHO CORRESPONDIENTE SEÑALANDO COMO CENTRO DESTINATARIO AL ALMACEN CENTRAL, DEBIENDO COINCIDIR LAS CANTIDADES CON LA RELACION DETALLADA QUE SE PREPARE POR LOTE.

IDENTIFICARA EN EL REGISTRO KARDEX EL TRAMITE DE CANJE A EFECTO DE QUE LOS SALDOS QUE FIGUREN EN EL MISMO CORRESPONDAN A EXISTENCIAS DISPONIBLES.

SERA RESPONSABILIDAD DEL SERVICIO DE ENFERMERIA Y DE LA CENTRAL DE EQUIPOS Y ESTERILIZACION, DETERMINAR Y SELECCIONAR LOS BIENES QUE DEBEN CONCENTRARSE EN EL ALMACEN CENTRAL RECHAZADOS POR MALA CALIDAD.

DEBERAN INFORMAR A LA COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES LA MALA CALIDAD DE ALGUN PRODUCTO, DEJANDO DE UTILIZARLO INVARIABLEMENTE Y LO REPORTARA COMO EXISTENCIAS NO DISPONIBLES.

DEBERA PREPARAR DOCUMENTALMENTE LA SALIDA DE LAS MUESTRAS DE ARTICULOS DEFECTUOSOS, CORRESPONDERA A SERVICIOS INTERNOS DE ATENCION MEDICA, EVITAR LA APLICACION DE PRODUCTOS DE APARIENCIA DUDOSA Y CONSIDERARLOS COMO EXISTENCIA NO DISPONIBLE.

REVISARA Y DETECTARA LAS ANOMALIAS E IRREGULARIDADES QUE PRESENTEN LOS PRODUCTOS AL UTILIZARSE .

DEBERA ELABORAR EN ORIGINAL Y CUATRO COPIAS EL REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD DE INSUMOS PARA LA SALUD DEBIDAMENTE REQUISITADO Y FIRMADO POR EL RESPONSABLE DEL SERVICIO O LA JEFA DE ENFERMERAS Y ANEXARA AL REPORTE CINCO MUESTRAS DEL ARTICULO DEFECTUOSO.

SERA RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS, RECIBIR Y ATENDER LOS REPORTES DE DEFICIENTE CALIDAD DE INSUMOS PARA LA SALUD Y REALIZARA, EN SU CASO, LAS INVESTIGACIONES TECNICAS A QUE HAYA LUGAR.

DEBERA EVALUAR Y EMITIR DICTAMEN DE PROCEDENCIA O IMPROCEDENCIA DEL REPORTE, PARA EN CONSECUENCIA, TRAMITAR EL CANJE DE PRODUCTOS.

CONCENTRARA LOS BIENES AUTORIZADOS PARA CANJE Y TRAMITARA LO CONDUCENTE ANTE LOS PROVEEDORES CORRESPONDIENTES

11. 3 REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD DE INSUMOS PARA LA SALUD SUMINISTRADOS POR ALMACEN CENTRAL.

NO. 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SERVICIO DE ENFERMERIA O C.E.Y.E.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE DEL ALMACEN GENERAL Y FARMACIA LAS CLAVES SOLICITADAS Y COPIA DE LA SOLICITUD DE REAPROVISIONAMIENTO (FORMATO HRG/MP/01) (ANEXO 1).

NO. 2
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
REVISA EL NOMBRE, LA CLAVE, LA CANTIDAD SOLICITADA Y CONDICIONES FISICAS DE LOS ARTICULOS REQUERIDOS.

NO. 3
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
CLASIFICA Y SURTE LOS PEDIDOS DE MATERIAL DE CURACION Y DE MEDICAMENTOS A LOS SERVICIOS INTERNOS DE ATENCION MEDICA.

NO. 4
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SERVICIOS INTERNOS DE ATENCION MEDICA.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE LOS ARTICULOS SUMINISTRADOS Y REVISA LAS INDICACIONES Y TECNICAS DE LA ESPECIALIDAD INHERENTES A SU APLICACION.

¨DETECTA PRODUCTOS CON PROBLEMAS DE CALIDAD EN EL MOMENTO DE USARLOS?.

NO. 4.1
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
NO.- CONTINUA EL TRATAMIENTO.

NO. 4.2
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SI.- REPORTA MEDIANTE OFICIO A LA DIRECCION DEL HOSPITAL EL ARTICULO DEFECTUOSO.

NO. 5
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION DEL HOSPITAL.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE REPORTE DE ARTICULOS DEFECTUOSOS E INDICA AL PERSONAL MEDICO AMPLIAMENTE CAPACITADO, VERIFICA EL USO ADECUADO DE LOS BIENES O EN SU CASO, CONFIRMA LA MALA CALIDAD REPORTADA.

¨PROCEDE EL REPORTE?.

NO. 5.1
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
NO.- ORDENA SE REANUDE EL USO DEL PRODUCTO.

NO. 5.2
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SI.- DETERMINA SUSPENDER LA APLICACION O USO DEL PRODUCTO E INFORMA POR MEDIO DE OFICIO A SERVICIOS INTERNOS DE ATENCION MEDICA.

NO. 6
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SERVICIOS INTERNOS DE ATENCION MEDICA.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE OFICIO DE INFORME DE SUSPENSION DEL PRODUCTO Y ELABORA EL "REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD" (FORMATO HRG/MP/31) (ANEXO 31) EN ORIGINAL Y COPIA, ESPECIFICANDO LA MALA CALIDAD O SU MAL FUNCIONAMIENTO.

NO. 7
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SERVICIO DE ENFERMERIA O C.E.Y.E.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE "REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD" (FORMATO HRG/MP/31) (ANEXO 31) Y MUESTRAS CON DEFECTO, TOMA CONOCIMIENTO DE LA MALA CALIDAD DEL PRODUCTO, REUNE CINCO MUESTRAS CON EMPAQUES INVIOLADOS DE CADA LOTE DEFECTUOSO.

NO. 8
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
TURNA A LA COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES, FARMACIA Y ALMACEN GENERAL, ORIGINAL Y COPIA DEL "REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD" (FORMATO HRG/MP/31) (ANEXO 31) ASI COMO LAS DIEZ MUESTRAS PARA SU CANJE.

NO. 9
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES FARMACIA Y ALMACEN GENERAL.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE ORIGINAL Y COPIA DEL "REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD" (FORMATO HRG/MP/31) (ANEXO 31) Y LAS DIEZ MUESTRAS PARA SU CANJE, SELLA, FIRMA Y DEVUELVE COPIA DE REPORTE, REVISA LA DOCUMENTACION Y LAS MUESTRAS AFECTADAS, ELABORA OFICIO DE RELACION DE QUEJAS Y SOLICITUD DE CANJE Y OBTIENE FIRMA DE AUTORIZACION DEL DIRECTOR DE LA UNIDAD.

NO. 10
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
ENVIA LOS "REPORTES DE DEFICIENTE CALIDAD" (FORMATO HRG/MP/31) (ANEXO 31) RELACIONADOS Y LAS DIEZ MUESTRAS A LA SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS.

NO. 11
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS, SUBDIRECCION DE PROGRAMACION Y NORMATIVIDAD Y DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE LOS "REPORTES DE DEFICIENTE CALIDAD" (FORMATO HRG/MP/31) RELACIONADOS Y LAS DIEZ MUESTRAS APLICA PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD Y DETERMINA.

¨PROCEDE EL REPORTE?.

NO. 11.1
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
NO.- COMUNICA AL SOLICITANTE LA IMPROCEDENCIA DEL REPORTE Y REANUDA EL USO DEL PRODUCTO.

NO. 11.2
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SI.- SOLICITA POR OFICIO A LA COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES, FARMACIA Y AL ALMACEN GENERAL, CONCENTREN EL LOTE DEFECTUOSO DEL PRODUCTO.

NO. 12
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES, FARMACIA Y ALMACEN GENERAL
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RECIBE INSTRUCCION, CONCENTRA LOS LOTES DEFECTUOSOS Y ENVIA AL ALMACEN CENTRAL.

TERMINA PROCEDIMIENTO

11. 4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, HOSPITAL REGIONAL Y GENERAL, REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD DE INSUMOS PARA LA SALUD SUMINISTRADOS POR ALMACEN CENTRAL, P. 133.

11. 4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, HOSPITAL REGIONAL Y GENERAL, REPORTE DE DEFICIENTE CALIDAD DE INSUMOS PARA LA SALUD SUMINISTRADOS POR ALMACEN CENTRAL, P. 134.

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