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  SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS - 25/04/1994
TOMO IV
10.6 COORDINACION ADMINISTRATIVA
10.6.3.04 CONTROL DE MOVIMIENTOS INTERNOS DE BIENES MUEBLES INVENTARIABLES ASIGNADOS EN LOS CENTROS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCION GENERAL.
Control de movimientos internos de bienes muebles inventariables asignados en los centros de trabajo de la Subdirección General.

 
     
 

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OBJETIVO:

ESTABLECER EL MECANISMO ADMINISTRATIVO Y LAS NORMAS QUE DEFINEN LAS CONDICIONES Y LAS FORMAS NECESARIAS PARA EL CONTROL PATRIMONIAL DE MOVIMIENTOS INTERNOS DE BIENES MUEBLES INVENTARIABLES ASIGNADOS A LOS CENTROS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCION GENERAL.

POLITICAS DE OPERACION:

LOS CENTROS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS:

- CARECERAN DE FACULTADES PARA:

A) TRANSFERIR BIENES MUEBLES INVENTARIABLES A CUALQUIER OTRA AREA DE TRABAJO, DEBIENDO ANALIZAR A LA COORDINACION ADMINISTRATIVA LAS SOLICITUDES PRESENTADAS EN SU CASO, INDICANDO EL NUMERO DE PIEZAS Y CARACTERISTICAS DE CADA BIEN Y EL (LOS) NUMERO (S) DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE (S).

B) RECIBIR DE BIENES MUEBLES INVENTARIABLES PROVENIENTES DEL ALMACEN CENTRAL DE LA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS O DE OTRA UNIDAD RESPONSABLE DEL INSTITUTO, ASI COMO LAS ENTREGAS DIRECTAS DE PROVEEDORES.

- MANTENDRAN PERMANENTEMENTE INFORMADO AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE CUALQUIER CAMBIO QUE SE SUSCITE CON RESPECTO A LAS PERSONAS RESGUARDATARIAS Y/O MOVIMIENTOS INTERNOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO EN SUS RESPECTIVAS AREAS.

EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES:

- REALIZARA LAS FUNCIONES DE RECEPCION, GUARDA, REGISTRO Y DISTRIBUCION DE LOS BIENES MUEBLES INVENTARIABLES QUE SE SUMINISTREN POR EL ALMACEN CENTRAL DE LA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS, POR OTRA UNIDAD RESPONSABLE DEL INSTITUTO O POR ENTREGAS DIRECTAS DE PROVEEDORES.

- MANTENDRAN ACTUALIZADO UN CATALOGO DE FIRMAS DE LOS RESPONSABLES DEL ACTIVO FIJO DESIGNADOS EN LOS CENTROS DE TRABAJO QUE INTEGRAN LA SUBDIRECCION GENERAL, A EFECTO DE CONTROLAR LOS MOVIMIENTOS INTERNOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO CON LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA TAL EFECTO.

- ESTARA FACULTADO PARA ELABORAR RESGUARDOS INTERNOS Y PARA EXIGIR LA FIRMA DE LOS MISMOS A TODO EL PERSONAL QUE TENGA BAJO SU CUSTODIA EL USO Y MANEJO DE LOS BIENES INVENTARIABLES, ASI COMO PARA EL LEVANTAMIENTO DE ACTAS ADMINISTRATIVAS POR ROBO, EXTRAVIO O SINIESTRO.

- DEBERA RECABAR FIRMA EN FORMA MANCOMUNADA EN LOS RESGUARDOS, CUANDO LOS BIENES INVENTARIABLES DE UNA AREA DE TRABAJO SEAN UTILIZADOS POR PERSONAL DE AMBOS TURNOS.

- EXIGIRA LA ENTREGA DE LOS BIENES MUEBLES INVENTARIADOS QUE ESTEN BAJO LA RESPONSABILIDAD DE LAS PERSONAS RESGUARDATARIAS, DEVOLVIENDO A CAMBIO EL RESGUARDO ORIGINAL DEL USUARIO DE QUE SE TRATE.

- LEVANTARA ACTAS ADMINISTRATIVAS EN LOS CASOS EN QUE EL RESGUARDATARIO SE NIEGUE A REPONER EL (LOS) ARTICULO (S) FALTANTE (S), CONSERVANDO LOS RESGUARDOS ORIGINALES DEL RESGUARDATARIO.

- OBSERVARA Y DARA DEBIDO CUMPLIMIENTO A LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INVENTARIOS, ASI COMO LA APLICACION DE LOS SISTEMAS INTERNOS DE CONTROL O DIRECTRICES QUE SE EMITAN PARA TALES EFECTOS.

LAS PERSONAS RESGUARDATARIA DE LOS CENTROS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCION GENERAL:

- DEBERAN EXIGIR A LOS RESPONSABLES DEL CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL AREA RESPECTIVA, LA DEVOLUCION DE SU RESGUARDO ORIGINAL CORRESPONDIENTE A LOS BIENES MUEBLES QUE ESTEN BAJO SU RESPONSABILIDAD MEDIANTE LA ENTREGA DE LOS MISMOS, EN AQUELLOS CASOS EN QUE HAYA CAMBIO DE ADSCRIPCION, SOLICITEN LICENCIA MAYOR A 90 DIAS O CAUSEN BAJA DEFINITIVA DEL INSTITUTO.

- DEBERAN REPONER EL (LOS) BIEN (ES) CON OTRO (S) DE IGUALES CARACTERISTICAS CUANDO EXISTAN FALTANTES EN LA ENTREGA DE BIENES INVENTARIABLES EXIGIENDO LA DEVOLUCION DE SU RESGUARDO ORIGINAL DE CARGO QUE AMPARA EL (LOS) ARTICULO (S) QUE HAYA REPUESTO.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE: CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE.

1. FORMULA SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES INVENTARIABLES.

2. TURNA SOLICITUD PARA LA ATENCION PROCEDENTE.

RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

3. PASA A LA ACTIVIDAD NUMERO 5, SI HAY EXISTENCIAS DISPONIBLES PARA ATENDER LA SOLICITUD.

4. NOTIFICA LA IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD AL CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE, SI NO HAY EXISTENCIA DISPONIBLES PARA ATENDER LA SOLICITUD.

5. ELABORA FORMATO DE TRANSFERENCIAS (CP-02) DE BIENES MUEBLES INVENTARIABLES.

6. ENVIA TRANSFERENCIA CP-02 PARA AUTORIZACION.

RESPONSABLE: COORDINACION ADMINISTRATIVA.

7. AUTORIZA TRANSFERENCIA CP-02.

RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

8. RECABA FIRMA DE CONFORMIDAD.

RESPONSABLE: CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE.

9. VERIFICA CARACTERISTICAS DEL BIEN MUEBLE INVENTARIABLE DESCRITO EN LA FORMA CP-02.

10. PASA A LA ACTIVIDAD NUMERO 12, SI EL BIEN REUNE ESPECIFICAMENTE REQUERIDAS.

11. DEVUELVE ESPECIFICANDO MOTIVOS DEL RECHAZO, CUANDO EL BIEN NO REUNE ESPECIFICACIONES REQUERIDAS.

12. FIRMA DE CONFORMIDAD TRANSFERENCIA CP-02.

13. RECIBE BIEN MUEBLE INVENTARIABLE TRANSFERIDO.

RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

14. VERIFICA FIRMA AUTORIZADA EN LA FORMA CP-02.

15. REALIZA CAMBIO DE REGUARDATARIO DEL CENTRO DE TRABAJO TRANSFERENTE AL CENTRO DE TRABAJO RECEPTOR.

16. REGISTRA LA AFECTACION DEL MOVIMIENTO EFECTUADO EN LOS CONTROLES INTERNOS.

17. ENVIA COPIA DE LA TRANSFERENCIA CP-02.

- DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INVENTARIOS.

- SUBDIRECCION DE CONTADURIA.

RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES E INVENTARIOS.

18. ACTUALIZA LOS REGISTROS DE CONTROL DE ACTIVO FIJO DEL CENTRO DE TRABAJO AFECTADO.

RESPONSABLE: SUBDIRECCION DE CONTADURIA.

19. ACTUALIZA REGISTROS CONTABLES DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO CARGADOS AL CENTRO DE TRABAJO AFECTADO.

RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

20. INTEGRA EXPEDIENTES DE LA DOCUMENTACION GENERADA Y ARCHIVA.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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