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  SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA TESORERIA DELEGACIONAL - 25/04/1994
PAGO, CANCELACION Y REEXPEDICION DE CHEQUES DE PENSIONISTAS. EMISION CENTRALIZADA
Pago, cancelacion y reexpedicion de cheques de pensionistas. Emision centralizada

 
     
 

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PAGO, CANCELACION Y REEXPEDICION DE CHEQUES DE PENSIONISTAS. EMISION CENTRALIZADA

OBJETIVO:

PAGAR EN FORMA OPORTUNA A LOS PENSIONISTAS, ASI COMO TRAMITAR EN SU CASO, LA CANCELACION Y/O REEXPEDICION DE SUS CHEQUES DE PAGO.

AMBITO DE APLICACION:

INTERNO

- TESORERIA GENERAL

- SUBDIRECCION DE PENSIONES

- SUBDIRECCION DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

- SUBDIRECCION DE INFORMATICA

- SUBDELEGACION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

- SUBDELEGACION DE FINANZAS (ESTATAL)

- TESORERIA DELEGACIONAL

EXTERNO

- PENSIONISTA O REPRESENTANTE

- INSTITUCION BANCARIA O INSTANCIA PAGADORA.

POLITICAS DE OPERACION:

TESORERIA GENERAL

ENVIARA A LAS SUBDELEGACIONES DE FINANZAS LA DOCUMENTACION PARA EL PAGO DE LA NOMINA DE PENSIONES.

TESORERIA DELEGACIONAL

- RECIBIRA Y VERIFICARA EL CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION ENVIADA, VIA VALIJA, PARA EL PAGO DE LA NOMINA DE PENSIONES ORDINARIA Y DE RIESGOS DE TRABAJO.

- CLASIFICARA Y DISTRIBUIRA LAS NOMINAS DE PENSIONISTAS A LAS INSTITUCIONES BANCARIAS O INSTANCIAS PAGADORAS.

- DOCUMENTARA E INFORMARA EL RESULTADO DEL PAGO DE LA NOMINA DE PENSIONES.

- DEVOLVERA A LA TESORERIA GENERAL LOS GIROS POSTALES NO COBRADOS EN LOS CINCO DIAS POSTERIORES AL TERMINO DE SU VIGENCIA.

FORMATOS:

NOMBRE NUMERO

"RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" 13

"OFICIO DE ENVIO DE RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" (NOMINA ORDINARIA). 14

"OFICIO DE ENVIO DE RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" (RIESGOS DE TRABAJO). 15

RESPONSABLE

SUBDIRECCION DE INFORMATICA. TESORERIA GENERAL. JEFATURA DE SERVICIOS DE RECURSOS FINANCIEROS. TESORERIA DELEGACIONAL. OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS EN DELEGACIONES "B" U OFICINA DE TESORERIA EN DELEGACIONES. "C". INSTITUCION BANCARIA O INSTANCIA PAGADORA. PENSIONISTA O REPRESENTANTE.

ACTIVIDAD

1. ENVIA A TESORERIA GENERAL, PREVIA VALIDACION DE LAS SUBDIRECCIONES DE PENSIONES Y SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO, LAS NOMINAS, CHEQUES Y PRODUCTOS.

2. RECIBE, CLASIFICA POR DELEGACION, DEPURA CANCELACIONES, ENSOBRETA Y ENVIA A LAS SUBDELEGACIONES DE FINANZAS A TRAVES DEL SISTEMA DE VALIJA, OFICIOS QUE AMPARAN SOBRES DEBIDAMENTE CERRADOS Y ROTULADOS CONTENIENDO LA SIGUIENTE DOCUMENTACION:

- NOMINAS DE PENSIONISTAS NORMAL Y POR RIESGOS DEL TRABAJO, CLASIFICADAS POR SUCURSALES BANCARIAS, CORRESPONSALIAS Y ADMINISTRACIONES DE CORREOS.

- CHEQUES Y GIROS POSTALES.

- OFICIOS PARA ENVIO A LAS SUCURSALES BANCARIAS, CORRESPONSALIAS Y ADMINISTRACIONES DE CORREOS.

3. VERIFICA EL CONTENIDO DE LA VALIJA, ACLARANDO CON TESORERIA GENERAL, DE EXISTIR ALGUN FALTANTE.

4. ENVIA LAS NOMINAS, A MAS TARDAR AL DIA SIGUIENTE DE HABERLAS RECIBIDO, A LA SUBDELEGACION DE PRESTACIONES ECONOMICAS, PARA SU VALIDACION.

5. RECIBE NOMINAS, LAS VALIDA Y ELABORA EN SU CASO, RELACION DE CANCELACIONES Y DEVUELVE A LA TESORERIA DELEGACIONAL ESTA DOCUMENTACION.

6. RECIBE NOMINAS VALIDADAS Y RELACION DE CANCELACIONES Y PROCEDE A EXTRAER LOS CHEQUES A CANCELAR AJUSTANDO LAS NOMINAS.

7. DISTRIBUYE A LAS SUCURSALES BANCARIAS Y A LA GERENCIA ESTATAL DE CORREOS LOS SOBRES QUE CONTIENEN LA NOMINA Y LOS CHEQUES Y GIROS POSTALES RESPECTIVAMENTE; ASI COMO, LOS OFICIOS DE ENVIO PARA LAS INSTANCIAS PAGADORAS, SOLICITANDO ACUSE DE RECIBO Y LO ARCHIVA TEMPORALMENTE JUNTO CON OFICIO DE ENVIO DE SOBRES Y RELACION DE CANCELACIONES CON CHEQUES RESPECTIVOS.

8. SUPERVISA QUE LAS INSTANCIAS PAGADORAS CUMPLAN EN FORMA SATISFACTORIA CON EL PAGO.

9. RECIBE NOMINA, CHEQUES Y/O GIROS POSTALES Y ARCHIVA OFICIO DE ENVIO.

PAGO

10. SOLICITA PAGO EN LA INSTANCIA PAGADORA.

11. PROCEDE A PAGAR SOLICITANDO ORIGINAL DE LA CREDENCIAL DE PENSIONISTA O REPRESENTANTE DEBIDAMENTE REQUISITADA Y EXPEDIDA POR LA SUBDELEGACION DE PRESTACIONES ECONOMICAS.

12. DEVUELVE A LA SUBDELEGACION DE FINANZAS LAS NOMINAS Y LOS CHEQUES O GIROS POSTALES NO COBRADOS, DEBIDAMENTE RELACIONADOS ANOTANDO EL NUMERO DE PENSIONISTA, NUMERO DE CHEQUE O GIRO, IMPORTE Y MENSUALIDAD, EN EL MOMENTO EN QUE SE LES PROPORCIONEN LAS NOMINAS Y CHEQUES DEL MES SIGUIENTE A PAGAR, RECABANDO ACUSE DE RECIBO EN LA RELACION DE CHEQUES DEVUELTOS.

13. RECIBE Y VERIFICA QUE LAS NOMMAS ESTEN DEBIDAMENTE REQUISITADAS Y QUE LOS RENGLONES PARA FIRMA QUE APARECEN EN BLANCO COINCIDAN CON LOS CHEQUES Y GIROS DEVUELTOS. TURNA A CAJERO DELEGACIONAL.

14. RECIBE Y CONSERVA EN VENTANILLA NOMINAS, CHEQUES Y GIROS POSTALES NO COBRADOS HASTA EL TERMINO DE SU VIGENCIA (90 DIAS A PARTIR DE SU EXPEDICION) PARA SU ENTREGA A LOS BENEFICIARIOS QUE ACUDAN DIRECTAMENTE A LA SUBDELEGACION.

15. SOLICITA PAGO EN VENTANILLA.

16. ENTREGA CHEQUES Y GIROS POSTALES DE ACUERDO A LO SEÑALADO EN LA ACTIVIDAD NUMERO 11.

CANCELACION DE CHEQUES POR TERMINO DE VIGENCIA.

17. REVISA MENSUALMENTE LA VIGENCIA DE LOS CHEQUES Y GIROS POSTALES Y AL TERMINO DE ESTA, SELLA LOS CHECUES CON LA LEYENDA "CANCELADO"; OTROS MOTIVOS PARA CANCELAR LOS CHEQUES O DEVOLVER GIROS POSTALES SON: POR FALLECIMIENTO, POR EXTINCION DEL BENEFICIARIO, A PETICION DEL AREA DE PENSIONES, POR NO COBRAR EN FORMA CONSECUTIVA DURANTE TRES MESES, POR REINGRESO AL SERVICIO O POR DUPLICIDAD EN EL PAGO Y TURNA NOMINAS, CHEQUES CANCELADOS Y GIROS POSTALES SIN CANCELAR.

18. RECIBE DOCUMENTACION Y ELABORA "RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" (NOMINA ORDINARIA Y DE RIESGOS DE TRABAJO), EN ORIGINAL Y CUATRO COPIAS.

19. ELABORA "OFICIO DE ENVIO DE RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" (NOMINA ORDINARIA) EN ORIGINAL Y CUATRO COPIAS, ANEXA RELACION CORRESPONDIENTE Y GIROS POSTALES SIN CANCELAR Y DISTRIBUYE:

- ORIGINALES DEL OFICIO Y DE LA RELACION A LA SUBDIRECCION DE CONTADURIA.

- PRIMERAS COPIAS DEL OFICIO Y DE RELACION Y GIROS POSTALES SIN CANCELAR A LA TESORERIA GENERAL.

- SEGUNDAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION A LA SUBDIRECCION DE PENSIONES.

- TERCERAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION A LA SUBDELEGACION DE PRESTACIONES ECONOMICAS.

- CUARTAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION PARA ACUSE DE RECIBO, ANEXANDO CHEQUES Y TALONES.

20. ELABORA "OFICIO DE ENVIO DE RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" (RIESGOS DE TRABAJO) EN ORIGINAL Y CUATRO COPIAS, ANEXA RELACION CORRESPONDIENTE Y GIROS POSTALES SIN CANCELAR Y DISTRIBUYE:

- ORIGINALES DEL OFICIO Y DE LA RELACION A LA SUBDIRECCION DE CONTADURIA.

- PRIMERAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION Y GIROS POSTALES SIN CANCELAR A LA TESORERIA GENERAL.

- SEGUNDAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION A LA SUBDIRECCION DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.

- TERCERAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION A LA SUBDELEGACION DE PRESTACIONES ECONOMICAS.

- CUARTAS COPIAS DEL OFICIO Y DE LA RELACION PARA ACUSE DE RECIBO, ANEXANDO CHEQUES Y TALONES.

NOTA: LOS OFICIOS, ASI COMO LAS RELACIONES QUE LOS SOPORTAN DEBERAN SER REMITIDOS A LAS DIFERENTES AREAS DURANTE LOS CINCO DIAS HABILES POSTERIORES AL TERMINO DE LA VIGENCIA DE LOS CHEQUES.

21. ARCHIVA COPIAS DE LAS RELACIONES Y OFICIOS Y CONSERVA NOMINAS DEBIDAMENTE REQUISITADAS.

22. RESGUARDA TEMPORALMENTE, LOS CHEQUES Y TALONES PARA SU DESTRUCCION ANTE LA PRESENCLA DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, MEDIANTE EL LEVANTAMIENTO DEL ACTA ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE, DE LA CUAL TURNA COPIA A LA TESORERIA GENERAL Y ARCHIVA ORIGINAL.

23. RECIBEN COPIA DEL OFICIO Y COPIA DE LA "RELACION DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" DE LA SUBDELEGACION DE FINANZAS, PARA PROCEDIMIENTO PROPIO.

24. RECIBE PRIMERA COPIA DE LOS OFICIOS, PRIMERA COPIA DE LAS "RELACIONES DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" Y GIROS POSTALES SIN CANCELAR PARA SU TRAMITE DE RECUPERACION. CONEXION CON EL PROCEDIMIENTO 10.3.2.08 DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA TESORERIA GENERAL.

25. RECIBE ORIGINALES DE LOS OFICIOS Y DE LAS "RELACIONES DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" PARA PROCEDIMIENTO PROPIO.

26. RECIBE TERCERA COPIA DE LOS OFICIOS Y TERCERA COPIA DE LAS "RELACIONES DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES".

27. REGISTRA Y CONTROLA LAS "RELACIONES DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES" PARA LA POSTERIOR REEXPEDICION DE CHEQUES A SOLICITUD DEL PENSIONISTA O REPRESENTANTE Y ARCHIVA LA COPIA DE LOS OFICIOS DE ENVIO.

REEXPEDICION DE CHEQUES POR TERMINO DE VIGENCIA O SEMIDESTRUCCION.

28. SOLICITA POR ESCRITO A LA SUBDELEGACION DE PRESTACIONES ECONOMICAS LA REEXPEDICION DEL CHEQUE POR TERMINO DE VIGENCIA O SEMIDESTRUCCION, DETALLANDO:

- NOMBRE DEL PENSIONISTA

- NUMERO DE PENSIONISTA

- MES DE PASO

NOTA:

PARA CHEQUE SEMIDESTRUIDO, EN EL DEBERA APARECER:

- NUMERO DEL CHEQUE

EN CASO DE NO CUMPLIR CON ESTE REQUISITO, CONTINUA EN ACTIVIDAD NUMERO 34.

29. RECIBE LA SOLICITUD DE REEXPEDICION DE CHEQUE Y EN SU CASO CHEQUE, ENVIANDOLO A TESORERIA DELEGACIONAL PARA SU CANCELACION Y DESTRUCCION CONFORME A LAS ACTIVIDADES NUMERO 17 A 27

30. CONSULTA "RELACIONES DE CHEQUES CANCELADOS DE PENSIONES"

- SI ES DE LA NOMINA DE PENSIONISTAS NORMAL

31. CODIFICA "MOVIMIENTO M-31 PERCEPCIONES" Y ENVIA A LA SUBDIRECCION DE PENSIONES PARA INCORPORAR EL PAGO A TRAVES DEL SISTEMA, CONFORME AL CALENDARIO DE NOMINA.

32. CONTROLA RELACION DE SOLICITUDES DE REEXPEDICION DE CHEQUES PARA EVITAR DUPLICIDAD DE PAGO. REINICIA EN ACTIVIDAD NUMERO 1.

- SI ES DE LA NOMINA DE PENSIONISTAS POR RIESGOS DEL TRABAJO

33. REALIZA EL TRAMITE DE PAGO DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO PARA PRIMEROS PAGOS. CONEXION CON EL PROCEDIMIENTO 2.08.

REEXPEDICION DE CHEQUES POR EXTRAVIO O DESTRUCCION.

34. SOLICITA POR ESCRITO A LA TESORERIA DELEGACIONAL, LA REEXPEDICION DEL CHEQUE EXTRAVIADO O DESTRUIDO, DETALLANDO.

- NOMBRE DEL PENSIONISTA

- NUMERO DE PENSIONISTA

- MES DE PAGO

35. RECIBE SOLICITUD, ABRE EXPEDIENTE Y CONSULTA NOMINA CORRESPONDIENTE PARA OBTENER DATOS COMPLEMENTARIOS.

36. ELABORA OFICIO A LA TESORERIA GENERAL, EN ORIGINAL Y COPIA, CON EL FIN DE SOLICITAR LA REEXPEDICION O EN SU CASO, LA REVOCACION DEL CHEQUE DETALLANDO:

- NOMBRE DEL PENSIONISTA

- NUMERO DEL PENSIONISTA

- NUMERO DE CHEQUE

- FECHA DE EXPEDICION

- IMPORTE

37. REMITE OFICIO ORIGINAL A LA TESORERIA GENERAL Y ARCHIVA COPIA.

38. RECIBE SOLICITUD, REGISTRA Y CONTROLA.

39. SOLICITA, MEDIANTE OFICIO AL BANCO, REVOCACION DAL CHEQUE DETALLANDO:

- NOMBRE DEL PENSIONISTA

- NUMERO DEL PENSIONISTA

- NUMERO DEL CHEQUE

- NUMERO DE CUENTA

- FECHA DE EXPEDICION

- IMPORTE

40. ENTREGA OFICIO AL BANCO, RECABA ACUSE DE RECIBO, LO ARCHIVA Y REGISTRA EL TRAMITE.

41. RECIBE OFICIO DEL BANCO, VALIDANDO LA REVOCACION DEL CHEQUE.

42. REVISA LOS ESTADOS DE CUENTA PROPORCIONADOS POR EL BANCO Y VERIFICA QUE EL CHEQUE NO HAYA SIDO PAGADO.

NOTA: LA REVISION COMPRENDERA DESDE LA FECHA DE EXPEPEDICION DEL CHEQUE HASTA LA FECHA DE REVOCACION DEL BANCO O AL TERMINO DE VIGENCIA DEL CHEQUE.

43. REALIZA PROCESO DE REEXPEDICION DE CHEQUES, CONEXION CON EL PROCEDIMIENTO 10.3.2.10 DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA TESORERIA GENERAL.

44. RECIBE DOCUMENTACION Y REINICIA EN ACTIVIDAD NUMERO 3.

FINALIZA PROCEDIMIENTO.

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