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  SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA. - 22/12/1998
POLITICAS GENERALES
PROCEDIMIENTO 24 RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE FACTURAS POR SERVICIO DE TRANSPORTE SUBROGADO.
Recepción, Registro y Control de Facturas por Servicio de Transporte Subrogado.

 
     
 

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24.1 OBJETIVO:

ESTABLECER LAS ACTIVIDADES QUE SE DEBERAN REALIZAR PARA EL CONTROL DOCUMENTAL DE LA RECEPCION, TRAMITE DE FACTURAS PARA ,SU PAGO Y DETERMINAR LAS EROGACIONES POR TRANSPORTISTA, CENTRO DE TRABAJO Y PARTIDA PRESUPUESTAL.

24.2 POLITICAS DE OPERACION:

SE DEBERA VERIFICAR QUE LAS FACTURAS SEAN ENTREGADAS SIN TACHADURAS NI ENMENDADURAS Y QUE CONTENGAN LOS DATOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS QUE SE EXIGEN PARA SU TRAMITE DE PAGO.

SERA RESPONSABILIDAD DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA A TRAVES DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS, RECIBIR RELACION Y FACTURAS ORIGINALES, Y VERIFICAR QUE LA DOCUMENTACION ESTE AUTORIZADA POR LA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

DEBERAN VERIFICAR QUE LAS FACTURAS ESTEN DEBIDAMENTE REQUISITADAS Y DEBERAN ASIGNAR SELLOS DE AFECTACION PRESUPUESTAL A CADA UNA DE LAS FACTURAS QUE ESTEN CORRECTOS SUS DATOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS, Y DEBERAN ASIGNAR FOLIO CONSECUTIVO DE ENTRADA.

DEBERAN LLEVAR UN FOLIO CONTINUO DE LAS FACTURAS Y DEBERAN FIRMAR DE VISTO BUENO LA RELACION Y FACTURAS Y DEBERAN RECABAR LA FIRMA DE AUTORIZACION DEL SUBDIRECTOR GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES.

DEBERAN ENTREGAR AL PROVEEDOR LA FACTURA ORIGINAL CON SELLO Y FIRMAS DE AUTORIZACION PARA QUE REALICE EL TRAMITE DE PAGO ANTE LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS.

DEBERAN ELABORAR UN CONCENTRADO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE SUBROGADO POR LOS SIGUIENTES CONCEPTOS: TRANSPORTISTA Y VIAJES.

DEBERAN ELABORAR REGISTRO DE SERVICIOS DE TRANSPORTE SUBROGADO POR LOS SIGUIENTES CONCEPTOS: CENTRO DE TRABAJO Y PROVEEDOR.

DEBERAN FORMULAR LOS INFORMES MENSUALES DE ®SITUACION DETALLADA DE LA PARTIDA 3402 FLETES Y MANIOBRAS" Y "GASTO CALENDARIZADO POR TRANSPORTISTA DE LA PARTIDA 3402 FLETES Y MANIOBRAS".

24.3 DESCRIPCION NARRATIVA

SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS

1. ENVIA AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS REIACION Y FACTURAS ORIGINALES PARA SU TRAMITE DE PAGO, DEBIDAMENTE AUTORIZADAS POR EL SUBDIRECTOR Y POR EL JEFE DE SERVICIOS DE SUPERVISION Y APOYO OPERATIVO.

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS

2. RECIBE RELACION Y FACTURA ORIGINALES, VERIFICA QUE LAS FACTURAS ESTEN DEBIDAMENTE REQUISITADAS Y DETERMINA PROCEDENCIA.

PROCEDE:

2.1 NO.- DEVUELVE LO IMPROCEDENTE A LA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

2.2. SI.- SELLA Y FIRMA DE RECIBIDO, ASIGNA SELLO DE AFECTACION PRESUPUESTAL Y FOLIO DE CONTINUIDAD A LAS FACTURAS.

3. DETERMINA EL IMPORTE POR CENTRO DE TRABAJO, ELABORA RELACION, CONTRA - RECIBO, "CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA", (C.L.C.) Y TURNA A LA COORDINACION ADMINISTRATIVA.

COORDINACION ADMINISTRATIVA.

4. RECIBE RELACION, CONTRA - RECIBO, "CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA", (C.L.C.) Y FACTURAS ORIGINALES, FIRMA AUTORIZACION Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS.

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS

5. RECIBE DOCUMENTACION, CONTRA - RECIBO, "CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA", (C.L.C.) Y FACTURAS ORIGINALES Y OBTIENE COPIA DE LA DOCUMENTACI6N AUTORIZADA, SEPARA Y ARCHIVA LA RELACION (DOS COPIAS) Y FACTURAS (UNA COPIA), PARA EL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO.

6. ENVIA RELACION Y FACTURAS ORIGINALES PARA SU TRAMITE DE PAGO ANTE LA SUBDIRECCI6N GENERAL DE FINANZAS.

SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS.

7. RECIBE DOCUMENTACION, REVISA, DICTAMINA Y TURNA DOCUMENTACION ORIGINA LA TESORERIA DEL INSTITUTO Y ELABORA CHEQUE.

COORDINACION ADMINISTRATIVA.

8. RECIBE CONTRA - RECIBO, COPIA DE "CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA" Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS.

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FINANCIEROS.

9. RECIBE DOCUMENTACION, REVISA Y ENTREGA CONTRA - RECIBO AL PRESTADOR DEL SERVICIO.

10. ELABORA INFORMES MENSUALES "SITUACION DETALLADA DE LA PARTIDA 3402 FLETES Y MANIOBRAS" Y GASTO CALENDARIZADO POR TRANSPORTISTA DE LA PARTIDA 3402 FLETES Y MANIOBRAS.

11. ENVIA LOS INFORMES MENSUALES A LA COORDINACION ADMINISTRATIVA.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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