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  SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS DE LAS DELEGACIONES - 12/12/1997
V. PROCEDIMIENTOS
7. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES EN LOS ALMACENES DELEGACIONALES SUMINISTRADOS POR LOS PROVEEDORES
7. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES EN LOS ALMACENES DELEGACIONALES SUMINISTRADOS POR LOS PROVEEDORES

 
     
 

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7.1. OBJETIVO.

7.2. POLITICAS DE OPERACION.

7.3. DESCRIPCION NARRATIVA.

7.4. DIAGRAMA DE FLUJO.

7.1 OBJETIVO:

SUPERVISAR LA RECEPCION DOCUMENTAL Y FISICA DE LOS BIENES ADQUIRIDOS CONFORME A LAS CONDICIONES PACTADAS; PARA SU CONTROL EN TERMINOS DE CALIDAD Y CANTIDAD POR LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, ORIENTADOS A SATISFACER LAS NECESIDADES DE OPERACION DE LOS CENTROS DE TRABAJO DE LA DELEGACION REGIONAL O ESTATAL.

7.2 POLITICAS DE OPERACION:

CORRESPONDERA A LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS, SUPERVISAR LA RECEPCION DE LOS BIENES PROVENIENTES DE COMPRAS DESCONCENTRADAS Y DE PROVEEDORES CONTRATADOS POR LA SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS.

DETECTARA LOS PROBLEMAS QUE SE DERIVEN DE LA ENTREGA-RECEPCION DE BIENES, VERIFICANDO LAS CAUSAS Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO PARA DARLE SOLUCION.

VIGILARA LA APLICACION, EN LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS; DE LOS REGISTROS INDIVIDUALES DE EXISTENCIAS Y VERIFICARA QUE SE LLEVEN CON CUIDADO LOS SALDOS E INVENTARIO DE LAS EXISTENCIAS Y SU VALUACION POR PRECIOS.

SERA RESPONSABILIDAD DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, RECIBIR LOS BIENES PROCEDENTES DE COMPRAS DESCONCENTRADAS Y DE PROVEEDORES CONTRATADOS POR LA SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTECIMIENTOS.

REGISTRARA EN KARDEX Y EN LIBRO DE ALMACEN LAS ENTRADAS ASI COMO LAS SALIDAS CORRESPONDIENTES, CON BASE A LA REMISION, EL PEDIDO Y EL FORMATO ABAST-01.

VERIFICARA LA CALIDAD DE LOS BIENES RELACIONADOS EN LA REMISION PREVIO A ASIGNAR SELLOS DE APROBACION Y FIRMA.

RECHAZARA LAS REMISIONES DE LOS BIENES QUE NO CUMPLAN LAS ESPECIFICACIONES CONTRATADAS.

RECIBIRA, REGISTRARA Y ASIGNARA ALTA UNICAMENTE A LAS REMISIONES QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS Y TRAMITE CONSIGNADOS EN ESTE PROCEDIMIENTO, Y/O EN SU CASO, OTROS MECANISMOS DE CONTROL QUE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS LE INDIQUE.

CORRESPONDERA A LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, DISTRIBUIR COPIAS DE LA REMISION A LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS, A LA SUBDELEGACION RESPONSABLE, A LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS A LA OFICINA DE ADQUISICION, A LA SECCION DE GUARDA Y DESPACHO Y A LA SECCION DE CONTROL Y REGISTRO.

1 PROVEEDOR

ENTREGA LOS BIENES ACOMPAÑADOS DE LA SIGUIENTE DOCUMENTACION:

- PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25).

- REMISION EN ORIGINAL Y SIETE COPIAS (ANEXO UA/MP/26).

- MODIFICACION DEL PEDIDO ORIGINAL O COPIA EN SU CASO (ANEXO UA/MP/27).

OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

RECIBE LOS BIENES Y LA DOCUMENTACION SIGUIENTE: PEDIDO ORIGINAL Y COPIA, (ANEXO UA/MP/25), REMISION ORIGINAL CON SIETE COPIAS (ANEXO UA/MP/26), MODIFICACION AL PEDIDO ORIGINAL O COPIA (ANEXO UA/MP/27), REVISA LA DOCUMENTACION Y COTEJA DATOS EN SU CASO.

¨ESTA CORRECTA LA DOCUMENTACION?

2.1 NO.- DEVUELVE LOS BIENES Y EL PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25) REMISION EN ORIGINAL Y SIETE COPIAS (ANEXO UA/MP/26), MODIFICACION AL PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/27) EN SU CASO INDICA OBSERVACIONES.

2.2 SI.- ESTAMPA EN LA REMISION (ANEXO UA/MP/26), SELLOS DE RECEPCION FISICA DE LOS BIENES DEL ALMACEN DEL GRUPO DE SUMINISTRO DE QUE SE TRATE Y SELLO DE FIRMAS. ENTREGA AL PROVEEDOR LA REMISION (ANEXO UA/MP/26) ANEXANDO EL PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25), ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27 EN SU CASO.

3 PROVEEDOR

RECIBE REMISION ORIGINAL CON SIETE COPIAS (ANEXO UA/MP/26) CON SELLOS DE RECEPCION Y FIRMAS, ASI COMO PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25), ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27), Y ENTREGA A LA SECCION DE CONTROL DE CALIDAD DOCUMENTACION Y MUESTRAS DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACION, EN CASO DE NO ESTAR CORRECTA LA DOCUMENTACION, SE LE DEVOLVERA CON OBSERVACION.

4 SECCION DE CONTROL DE CALIDAD.

RECIBE MUESTRAS DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACION ACOMPAÑADOS DE REMISION ORIGINAL CON SIETE COPIAS (ANEXO UA/MP/26) CON SELLOS DE RECEPCION Y FIRMAS, PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25), ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27). REVISA CADUCIDAD, LOTE E INSPECCIONA LOS BIENES DE ACUERDO A LAS NORMAS DE MUESTREO E INSPECCION.

¨APRUEBA EL CONTROL DE CALIDAD?

4.1 NO.- ESTAMPA, EN LA REMISION (ANEXO UA/MP/26), SELLO DE RECHAZADO, DICTAMINA Y ELABORA "ACCION CORRECTIVA" (ANEXO UA/MP/28) Y DEVUELVE AL PROVEEDOR LOS BIENES Y LA DOCUMENTACION QUE NO FUERON APROBADOS EN LA INSPECCION.

4.2 SI.- ESTAMPA EN LA REMISION, (ANEXO UA/MP/26) SELLO DE APROBACION CON FECHA Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REVISION, DEVUELVE DOCUMENTACION, PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25), ORIGINAL Y COPIA DE LAS MODIFICACIONES AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27).

5 PROVEEDOR.

RECIBE REMISION ORIGINAL Y SEIS COPIAS (ANEXO UA/MP/26). CON SELLO DE APROBACION CON FECHA Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REVISION, ASI COMO PEDIDO ORIGINAL Y COPIA (ANEXO UA/MP/25), ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27), Y TURNA A LA SECCION DE GUARDA Y DESPACHO.

6 SECCION DE GUARDA Y DESPACHO.

RECIBE REMISION ORIGINAL Y SEIS COPIAS (ANEXO UA/MP/26) CON SELLO Y FIRMA DE AUTORIZACION DE LA SECCION DE CONTROL DE CALIDAD, ASI MISMO ORIGINAL Y COPIA DEL PEDIDO (ANEXO UA/MP/25), ORIGINAL COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27) EN SU CASO.

7 REVISA QUE LA REMISION (ANEXO UA/MP/26), ESTE DEBIDAMENTE REQUISITADA Y CONFRONTA LOS DATOS CONTRA EL PEDIDO O MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/25 Y 27).

¨SON CORRECTOS LOS DATOS ASENTADOS EN LA REMISION?

7.1 NO.- REGRESA LA DOCUMENTACION AL PROVEEDOR Y CON SUS RESPECTIVAS OBSERVACIONES.

7.2 SI.- SOLICITA AL PROVEEDOR LOS BIENES.

8 RECIBE LA (S) CAJA (S) Y VERIFICA QUE EL CONTENIDO COINCIDA CON LA ESPECIFICACION (ES) DEL PEDIDO O MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/25 Y 27).

¨EXISTE (N) ERROR (ES) EN LA REMISION (ES), EN RELACION A LOS BIENES FISICOS?

8.1 NO.- ESTAMPA EN LA REMISION ORIGINAL Y EN LAS SEIS COPIAS (ANEXO UA/MP/26) SELLO DE APROBACION CON FECHA Y FIRMA DE CONFORMIDAD DEL RESPONSABLE DE LA APROBACION DE LA REVISION DE BIENES Y DEVUELVE AL PROVEEDOR PEDIDO ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/25 Y 27).

8.2 SI.- SELLA LA REMISION (ANEXO UA/MP/26) DE RECHAZADO" Y REGRESA AL PROVEEDOR LOS BIENES Y LA DOCUMENTACION QUE SOPORTA DICHO RECHAZO.

9 PROVEEDOR.

RECIBE REMISION ORIGINAL CON SEIS COPIAS (ANEXO UA/MP/26) DEBIDAMENTE SELLADA Y FIRMADA, PEDIDO ORIGINAL Y COPIA, (ANEXO UA/MP/25) ORIGINAL Y COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27) Y REMITE A LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

10 OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS

RECIBE REMISION ORIGINAL CON SEIS COPIAS (ANEXO UA/MP/26) Y REVISA QUE ESTA FIRMADA, SELLADA POR LA SECCION DE CONTROL DE CALIDAD, SECCION DE GUARDA Y DESPACHO, ASI COMO ORIGINAL Y COPIA DEL PEDIDO (ANEXO UA/MP/25) ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27).

ASIGNA A LA REMISION (ANEXO UA/MP/26) NUMERO DE ALTA, SELLO FECHADOR, LA FIRMA Y LE ENTREGA EL ORIGINAL AL PROVEEDOR, ASI COMO EL PEDIDO ORIGINAL (ANEXO UA/MP/25) ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO (ANEXO UA/MP/27) Y DISTRIBUYE COPIA DE LA REMISION A LAS AREAS SIGUIENTES:

COPIA 1.- UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS.

COPIA 2.- A LA SUBDELEGACION RESPONSABLE.

COPIA 3.- OFICINAS DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

COPIA 4.- OFICINA DE ADQUISICION.

COPIA 5.- SECCION DE GUARDA Y DESPACHO.

COPIA 6.- SECCION DE CONTROL Y REGISTRO.

12 PROVEEDOR.

RECIBE REMISION ORIGINAL CON NUMERO DE ALTA, SELLO FECHADOR, FIRMA, ASI COMO PEDIDO ORIGINAL O COPIA DE LA MODIFICACION AL PEDIDO.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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