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  SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS DE LAS DELEGACIONES - 12/12/1997
V. PROCEDIMIENTOS
17. PROCEDIMIENTO DE INSPECCION DURANTE LA RECEPCION DE ARTICULOS EN LOS ALMACENES DELEGACIONALES
PROCEDIMIENTO DE INSPECCION DURANTE LA RECEPCION DE ARTICULOS EN LOS ALMACENES DELEGACIONALES

 
     
 

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17.1.- OBJETIVO.

17.2.- POLITICAS DE OPERACION.

17.3.- DESCRIPCION NARRATIVA.

17.4.- DIAGRAMA DE FLUJO.

17.1 OBJETIVO:

ASEGURAR QUE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS EN EL ALMACEN DELEGACIONAL CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES DE CALIDAD SOLICITADAS, A TRAVES DE LOS PROCESOS DE INSPECCION DE LAS REMESAS DE LOS DISTINTOS ARTICULOS DURANTE SU RECEPCION, UTILIZANDO PLANES DE MUESTREO E INSPECCION ESTADISTICO.

17.2 POLITICAS DE OPERACION:

LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS VERIFICARA LA APLICACION DE LAS NORMAS Y DISPOSICIONES QUE EN MATERIA DE CALIDAD DE ARTICULOS Y PROVEEDORES EMITAN, LA SECRETARIA DE SALUD Y EL PROPIO INSTITUTO, ASI COMO SUPERVISAR MENSUALMENTE LA OPERACION DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSPECCION DE LOS ARTICULOS QUE SE RECIBAN EN LAS AREAS ALMACENARIAS.

LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS SERA RESPONSABLE DE RECIBIR Y REVISAR QUE LA DOCUMENTACION QUE ACOMPAÑE LOS BIENES ESTE COMPLETA Y CORRESPONDA A LO ESPECIFICADO EN EL PEDIDO.

1.- REMISION

2.- CERTIFICADO ANALITICO POR LOTE DE CADA CLAVE.

3.- CARTA RESPONSIVA.

LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS REVISARA EN EL "REGISTRO DE ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR" QUE EL PRODUCTO Y/O PROVEEDOR NO SE ENCUENTRE SANCIONADO, ASIMISMO CONFRONTARA LA DESCRIPCION DEL PRODUCTO, REMISION CONTRA PEDIDO Y ESTOS CONTRA CUADRO BASICO DEL SECTOR SALUD, CATALOGO INSTITUCIONAL, Y CATALOGO DE PROVEEDOR-PRODUCTO, ASI COMO SE COMPARARA EN EL CATALOGO DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS APROBADOS Y RECHAZADOS (C.P.P.A.R.) QUE LA APROBACION SE ENCUENTRE VIGENTE.

EL RESPONSABLE DEL ALMACEN DELEGACIONAL, NO RECIBIRA LA DOCUMENTACION Y EL ARTICULO, CUANDO SE DICTAMINE QUE UN PRODUCTO NO CUMPLE CON ALGUNA CARACTERISTICA DE CALIDAD ESTABLECIDA EN SUS ESPECIFICACIONES, Y SE LEVANTARA ACCION CORRECTIVA INDICANDO AL PROVEEDOR LOS MOTIVOS DE ESTA, FIRMADA DE VISTO BUENO POR EL JEFE DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS.

EL SELLO DE RECHAZADO SE IMPRIMIRA CON TINTA ROJA.

SE EMITIRA DICTAMEN DE APROBACION DE UN PRODUCTO CUANDO CUMPLA CON TODAS LAS ESPECIFICACIONES DE CALIDAD CON LAS QUE FUE DISEÑADO. SE IMPRIMIRA EL SELLO DE "APROBADO", CON EL NOMBRE, LA FIRMA DEL JEFE DEL ALMACEN GENERAL O RESPONSABLE DE FARMACIA Y FECHA DE LA REMISION DEL PRODUCTO.

SERA RESPONSABILIDAD DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS ASIGNAR A CADA PROVEEDOR UN EXPEDIENTE DENOMINADO "REGISTRO DE ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR", EL CUAL DEBERA CONTENER LOS DATOS MINIMOS PRECISOS QUE DAN A CONOCER EL COMPORTAMIENTO QUE TIENE EL PROVEEDOR EN CADA UNO DE SUS PRODUCTOS A TRAVES DE LAS ENTREGAS REALIZADAS, EN ESTE DOCUMENTO, SE VERIFICARA EL ULTIMO NIVEL DE CALIDAD CON QUE FUE ACEPTADO (RIGUROSO, REDUCIDO, NORMAL) EL QUE SE CONSULTARA ANTES DE REALIZAR UNA NUEVA INSPECCION. EL "REGISTRO DE ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR" SE DEBERA CONFORMAR CON LA INFORMACION SIGUIENTE.

SE IMPRIME EL SELLO DE "APROBADO" EN LA REMISION, REQUISITANDO EL FORMATO DE LA ACCION CORRECTIVA EN LOS CASOS QUE LO AMERITEN SIN QUE ESTO CAUSE UN RECHAZO; EN TAL ACCION CORRECTIVA SE INDICARAN LAS DESVIACIONES QUE SE DETECTARON, SOLICITANDO AL PROVEEDOR QUE EXPLIQUE EL PORQUE SE PRESENTARON Y LAS ACCIONES CORRECTIVAS QUE DEBERA REALIZAR, EN EL FORMATO DE REFERENCIA DEBERA FIRMAR EL JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, ASI COMO EL REPRESENTANTE DEL PROVEEDOR.

1.- PROVEEDOR - NOMBRE DEL PROVEEDOR Y RAZON SOCIAL.

2.- DESCRIPCION DEL PRODUCTO.

3.- CLAVE DEL PRODUCTO.

4.- FECHA DE RECEPCION.

5.- NUMERO DE PEDIDO.

6.- LOTE DE PRODUCCION DE LA EMPRESA (CANTIDAD DE PIEZAS FABRICADAS)

7.- DEL UNIVERSO - CANTIDAD QUE ENTREGA AL ALMACEN.

8.- CANTIDAD DE LA MUESTRA TOMADA PARA REALIZAR LA INSPECCION.

9.- NUMERO DE LOTE.

10.- FECHA DE CADUCIDAD.

11.- FECHA DE FABRICACION.

12.- SUBNIVEL DE MUESTREO.

13.- (NIVEL DE CALIDAD ACEPTABLE) MAYOR-MENOR AC.-RE.

14.- DICTAMEN (APROBADO O RECHAZADO).

15.- OBSERVACIONES.

16.- INSPECTOR (NOMBRE Y FIRMA).

SERA RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS VERIFICAR QUE LOS EMPAQUES COLECTIVOS ESTEN EN BUEN ESTADO, QUE CONTENGAN LA LEYENDA AUTORIZADA POR LA SECRETARIA DE SALUD, ASI COMO EL MARBETE ESTABLECIDO POR EL INSTITUTO DEBIDAMENTE REQUISITADO CONTENGA LOS DATOS SOLICITADOS. ASI MISMO, DEBERA REVISAR QUE LA REMISION DEL PROVEEDOR INDIQUE PARA CADA CLAVE: NUMERO DE LOTE(S), CANTIDAD, FECHA DE CADUCIDAD (EN SU CASO), Y LA FECHA DE FABRICACION, CARTA RESPONSIVA DEL PRODUCTO PARA EL CASO DE DISTRIBUCION, ASI COMO PARA TEXTILES CONFECCIONADOS.

EL JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, DEBERA TOMAR EN CUENTA EN LA INSPECCION LOS ANTECEDENTES ACUMULADOS SOBRE LA EFICIENCIA DEL PROVEEDOR Y LA IDONEIDAD DE LOS PRODUCTOS QUE ENTREGA PARA DETERMINAR EL SUBNIVEL DE MUESTREO QUE SE DEBE APLICAR AL UNIVERSO QUE SE DESEA MUESTREAR.

EL JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, DEBERA TOMAR DE LA REMISION, EL DATO DEL NUMERO TOTAL DE UNIDADES DE PRODUCTOS QUE FORMAN EL UNIVERSO PARA SU DENOMINACION (N) QUE OBTENDRA DEL NUMERO TOTAL DE EMPAQUES COLECTIVOS DIVIDIENDO (N) ENTRE EL NUMERO DE PIEZAS QUE CONTIENE CADA EMPAQUE COLECTIVO Y VERIFICARA EN LA "TABLA PARA LA DETERMINACION DE TAMAÑO DE MUESTRA DE EMPAQUES COLECTIVOS", CUANTOS EMPAQUES COLECTIVOS SE VAN A MUESTREAR.

DE ACUERDO AL UNIVERSO DESIGNADO, Y AL SUBNIVEL DE MUESTREO DETERMINADO SE ESTABLECERA EL NUMERO TOTAL DE UNIDADES (N) QUE SE DEBEN TOMAR DEL UNIVERSO, SE DIVIDIRA EL NUMERO TOTAL DE UNIDADES (N) ENTRE LA CANTIDAD DE EMPAQUES COLECTIVOS PARA OBTENER LA CANTIDAD DE MUESTRAS A INSPECCIONAR DE CADA EMPAQUE COLECTIVO. EL RESIDUO RESULTANTE SE DEBE TOMAR DE UN EMPAQUE COLECTIVO ADICIONAL.

(N) = NUMERO DE UNIDADES.

(N) = UNIVERSO.

LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, PARA LA INSPECCION DE BIENES TOMARA DE CADA EMPAQUE COLECTIVO SELECCIONADO, TANTAS UNIDADES DE PRODUCTO COMO SE HAYAN DETERMINADO. LAS DISTINTAS UNIDADES DEL PRODUCTO SE TOMARAN AL AZAR DE LA PARTE SUPERIOR COMO DEL CENTRO Y DEL FONDO, ASI COMO DE LOS LADOS Y DISTINTOS NIVELES DEL EMPAQUE COLECTIVO, HASTA COMPLETAR LA CANTIDAD CORRESPONDIENTE.

PARA LOS CASOS EN QUE EL PROVEEDOR PRESENTE LAS UNIDADES DE PRODUCTO EN PAQUETES DENTRO DEL EMPAQUE COLECTIVO, SE TOMARA AL AZAR, VARIOS PAQUETES O FAJILLAS Y A CONTINUACION DE CADA PAQUETE, DISTINTAS CANTIDADES HASTA COMPLETAR EL TOTAL NECESARIO PARA ESTE EMPAQUE COLECTIVO.

LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, REVISARA EL PRODUCTO DE LA MUESTRA TOMADA CONSIDERANDO LEYENDAS DE IMPRESION EN EMPAQUES COLECTIVOS (CLAVE, GENERICO, LOTE, FECHA DE FABRICACION Y CADUCIDAD). EN LOS ENVASES SECUNDARIOS SE VERIFICARA (CLAVE, CONCENTRACION, NUMERO DE LOTE, FECHA DE CADUCIDAD, NOMBRE GENERICO, NUMERO DE REGISTRO DE LA SECRETARIA DE SALUD, S.S.A., Y CONSERVACION DEL PRODUCTO).

LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, CLASIFICARA LAS UNIDADES DEFECTUOSAS BAJO TRES CATEGORIAS: CRITICAS, MAYORES O MENORES, SE SUSPENDERA EL PROCESO DE INSPECCION EN EL MOMENTO DE LOCALIZAR UN DEFECTO CRITICO. O EN EL MOMENTO EN QUE SE IGUALE O SUPERE ALGUNO DE LOS NUMEROS DE RECHAZO ESTABLECIDOS.

EL JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, CONSULTARA LAS RUTAS DE INSPECCION DEL GRUPO DE SUMINISTRO (SEGUN SEA LA PRESENTACION DEL MEDICAMENTO, DEL MATERIAL DE CURACION Y RADIOLOGICO), EN QUE CATEGORIA SE ENCUENTRA EL DEFECTO CRITICO, MAYOR O MENOR CONSIDERANDO EL SIGUIENTE NIVEL DE CALIDAD ACEPTABLE (NCA).

DEFECTOS NCA

CRITICO: NO SE PERMITIRA NINGUN UNIVERSO QUE CONTENGA UNA O MAS UNIDADES DEFECTUOSAS DE ESA CATEGORIA.

DEFECTOS: NIVEL DE CALIDAD ACEPTABLE (NCA)

MAYORES: 2.5 (AC-RE)

MENORES: 6.5 (AC-RE)

SI EL NUMERO DE UNIDADES DEFECTUOSAS ES SUPERIOR AL NUMERO DE UNIDADES ACEPTADAS, PERO MENOR AL NUMERO DE UNIDADES RECHAZADAS SE ACEPTARA EL UNIVERSO, CON ACCION CORRECTIVA INFORMANDO LAS DESVIACIONES ENCONTRADAS Y SOLICITANDOLE AL PROVEEDOR INFORME DEL PORQUE SE PRESENTO ESTA SITUACION Y EXPLIQUE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS A SEGUIR.

EN LOS CASOS QUE AL PROVEEDOR LE SEAN RECHAZADOS LOS BIENES PARCIALMENTE, SE ELABORARA NUEVA REMISION DESCONTANDOSE LAS PIEZAS DEL LOTE RECHAZADO.

UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 17.3. INSPECCION DURANTE LA RECEPCION DE ARTICULOS EN LOS ALMACENES DE LOS HOSPITALES REGIONALES

1 UNIDAD DE ABASTECIMIENTO.

TURNA A LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS ORIGINAL Y 7 COPIAS DE LA REMISION, ASI COMO 3 COPIAS DEL PEDIDO, CARTA RESPONSIVA Y/O CERTIFICADO DE ANALISIS POR CADA LOTE A ENTREGAR.

2 OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

RECIBE EL ORIGINAL Y 7 COPIAS DE LA REMISION, ASI COMO TRES COPIAS DEL PEDIDO, CARTA RESPONSIVA Y/O CERTIFICADO DE ANALISIS POR CADA LOTE A ENTREGAR, REGISTRA AL PROVEEDOR EN LA LIBRETA DE CONTROL.

3 VERIFICA LA DOCUMENTACION Y CONFRONTA EL PEDIDO CONTRA LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS SEÑALADOS EN LAS POLITICAS DE OPERACION.

¨CUMPLE CON LA NORMA?

3.1 NO.- INFORMA AL COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES.

3.2 SI. CONTINUA PROCEDIMIENTO.

4 EXAMINA REGISTRO DE ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR; ASI COMO REVISA EL CERTIFICADO DE ANALISIS Y/O CARTA RESPONSIVA Y OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS.

¨SE ACEPTA DOCUMENTALMENTE?.

4.1 NO.- PRESENTA AL PROVEEDOR EL CASO CON EL RESPALDO DOCUMENTAL QUE DEMUESTRE LA DESVIACION EXISTENTE.

4.2 SI.- ANALIZA LA DOCUMENTACION EN SU CASO EFECTUA INVESTIGACIONES.

5 EMITE DICTAMEN EL PRODUCTO NO PUEDE SER ACEPTADO.

5.1 IMPRIME EL SELLO "RECHAZADO" EN LA REMISION DEL PEDIDO; FECHA, NOMBRE Y FIRMA, REQUISITA REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ENTREGA JUNTO CON MERCANCIA AL PROVEEDOR.

5.2 DICTAMINA QUE EL PRODUCTO PUEDE SER ACEPTADO CON O SIN ACCION CORRECTIVA.

6 DETERMINA SUBNIVEL DE MUESTREO, EL TAMAÑO DE LA MUESTRA, LOS LIMITES DE ACEPTACION Y/O RECHAZO PARA EL PRODUCTO.

7 REGISTRA LOS DATOS EN LA HOJA DE "ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR, DEJA EL ESPACIO PARA LOS RESULTADOS DE INSPECCION.

8 SELECCIONA E IDENTIFICA LA MUESTRA DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE MUESTREO E INSPECCION, Y LAS GUIAS DE INSPECCION.

9 INSPECCIONA CLASIFICA LOS DEFECTOS CRITICOS, MAYORES Y MENORES; DETERMINA SI EL PRODUCTO PUEDE SER ACEPTADO.

9.1 NO.- ELABORA "ACCION CORRECTIVA" O COMPLETA LA INICIADA EN REVISION DOCUMENTAL Y COMPLETA EL LLENADO DE LA HOJA DE."ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR".

9.2 SI.- DETERMINA QUE EL LOTE PUEDE SER ACEPTADO CON O SIN "ACCION CORRECTIVA" COMPLETA EL LLENADO DE LA HOJA DE "ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR", ELABORA "ACCION CORRECTIVA" EN SU CASO.

10 REQUISITA Y FIRMA, TANTO PARA LOTES APROBADOS COMO RECHAZADOS, LA SIGUIENTE DOCUMENTACION:

A) REMISION DEL PEDIDO REQUIERE SELLO, NOMBRE Y FIRMA DEL PERSONAL AUTORIZADO.

B) REGISTRO DE "ANTECEDENTES DEL PROVEEDOR".

C) "ACCION CORRECTIVA" Y ACUSE DE RECIBO DEL PROVEEDOR.

D) REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y RECHAZOS A PROVEEDORES.

11 IMPRIME EN LA REMISION DE PRODUCTOS APROBADOS, SELLO, NOMBRE, FIRMA Y FECHA.

12 ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE AL PROVEEDOR LA "ACCIONES CORRECTIVAS" RESULTANTES, UNA COPIA DE LA REMISION ASI COMO CERTIFICADO DE ANALISIS Y LA CARTA RESPONSIVA.

13 ENTREGA AL TRANSPORTISTA O PROVEEDOR LAS "ACCIONES CORRECTIVAS" DE LOS PRODUCTOS QUE FUERON ACEPTADOS Y/O LAS "ACCIONES CORRECTIVAS" Y REMISIONES DE PRODUCTOS RECHAZADOS.

14 COMUNICA A LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA LOS RECHAZOS OCURRIDOS DIARIAMENTE; ELABORA "INFORME DIARIO DE INSPECCION" DE RECEPCION DE BIENES Y LO PRESENTA AL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y ELABORA "INFORME SEMANAL" E INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES DE INSPECCION DE BIENES Y LOS PRESENTA AL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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