NavJus - Navegador Jurídico Internacional
 
 
 
  SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION - 12/12/1997
2. PROCEDIMIENTO DE PRIMER CONTEO
Numeral 6

 
     
 

Folio Anterior Folio: 21744 Folio Siguiente

2. 1 OBJETIVO

2.2 POLITICAS DE OPERACION

2.3 DESCRIPCION

2.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

2.1 OBJETIVO

OBTENER DE MANERA INICIAL INFORMACION SOBRE LAS EXISTENCIAS FISICAS DE LOS BIENES ALMACENADOS.

2.2 POLITICAS DE OPERACION.

SE DEBERA EFECTUAR EL CONTEO DE TODOS LOS BIENES QUE SE TIENEN EN EXISTENCIA.

LA MERCANCIA RECIBIDA QUE NO TENGA RECIBO DE ENTRADA Y LA MERCANCIA CON REMISION HECHA QUE LO HAYA SIDO DESPACHADA, NO DEBERA INVENTARIARSE, YA QUE SU CONTABILIDAD PROVOCARIA DIFERENCIAS EN RELACION CON LOS REGISTROS, SALVO EMERGENCIAS.

SERA NECESARIO PARA LLEVAR A SUS ULTIMAS CONSECUENCIAS LA PARTE EJECUTIVA DEL PROGRAMA DE TOMA DE INVENTARIOS, QUE EL PERSONAL QUE VA A INTERVENIR POSEA LOS CONOCIMIENTOS Y CAPACIDAD NECESARIOS PARA HACER FRENTE A LAS EXIGENCIAS PROPIAS DE LA FUNCION. AL PERSONAL ASIGNADO SE LE PROPORCIONARA EQUIPO Y PAPELERIA EN FUNCION DE LA CLASE O PARTICULARIDADES DE LOS BIENES A INVENTARIAR.

SE DEBERAN DISTRIBUIR LOS RECURSOS HUMANOS LOGRANDO CON ELLO UNIFORMIDAD EN EL DESARROLLO DE LA TOMA DE INVENTARIOS Y PERMITIENDO ADOPTAR MECANISMOS DE CONTROL EN LA EJECUCION DEL PROGRAMA. ESTE CONTROL PUEDE ESTABLECERSE A TRAVES DE UN PLANO DEL ALMACEN DIVIDIDO EN ZONAS DE RECUENTO, Y AL EFECTO LOGRAR UNA EVALUACION PERMANENTE Y SISTEMATICA DE LOS AVANCES OBTENIDOS, ASI COMO PARA AJUSTAR EL PROGRAMA CON BASE EN LAS MODIFICACIONES QUE VAYA SUFRIENDO.

LA SEÑALIZACION EN UN PLANO DE ALMACEN PODRA INDICAR GRAFICAMENTE LOS AVANCES Y EL PERSONAL QUE TIENE LA RESPONSABILIDAD EN LAS DISTINTAS FASES POR LA QUE ATRAVIESA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA.

O BIEN PARA DISTRIBUIR LOS RECURSOS HUMANOS CON FINES DE INVENTARIO SE PODRAN CLASIFICAR LAS EXISTENCIAS DE ALMACEN EN FUNCION DE LA ROTACION QUE HAYAN TENIDO EN EL TRANSCURSO DE UN PERIODO DETERMINADO; AQUELLAS DE MAYOR ROTACION SERAN INVENTARIADAS EN PRIMER TERMINO Y, POR LO MISMO, LOS RECURSOS HUMANOS SE LES ASIGNARAN PRIORITARIAMENTE.

SE DEBERA ESTABLECER EN CADA NIVEL ALMACENARIO LA ESTRUCTURA OPERATIVA PARA EL DESARROLLO Y CONTROL DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO, DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS:

SE DESIGNARA UN SUPERVISOR OPERATIVO. EN LAS UNIDADES MEDICAS SE DESIGNARA AL COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES. EN EL ALMACEN CENTRAL, ESTA FUNCION RECAERA EN EL JEFE DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES, Y EN LAS DELEGACIONES REGIONALES Y ESTATALES, EN EL SERVIDOR PUBLICO QUE DESIGNE EL SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION.

SE DESIGNARA UN JEFE DE ALMACÉN QUE RECAERA EN EL RESPONSABLE DE CADA ALMACEN. (DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCION A NIVEL CENTRAL, JEFE DE ALMACEN DELEGACIONAL, JEFE DE ALMACEN GENERAL DE HOSPITALES Y JEFE DE FARMACIA).

EL SUPERVISOR OPERATIVO DESIGNARA ENTRE EL PERSONAL A UN ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL; Y ASI MISMO DEFINIRA A LOS AUXILIARES DE LA MESA DE CONTROL.

- CADA JEFE DE SECCION CORRESPONDIENTE FUNGIRA COMO RESPONSABLE DE SECCION ALMACENARIA Y SE DEBERAN CONFORMAR LAS CUADRILLAS DE TRABAJO CON PERSONAL DE LA JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES Y EL PERSONAL DE LOS CENTROS ALMACENARIOS EN LA DELEGACION, RESPECTIVAMENTE. ASI MISMO SE DEBERA DESIGNAR UN COORDINADOR POR CADA CUADRA DE TRABAJO.

CORRESPONDERA A CADA SUPERVISOR OPERATIVO SEGUN EL AMBITO DE SU COMPETENCIA, SELECCIONAR, CAPACITAR E INFORMAR DEBIDAMENTE AL PERSONAL QUE SE ENCARGARA DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION.

LAS OPERACIONES QUE SE EFECTUEN EN LA CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DE ARTICULOS FUERA DE CATALOGO INSTITUCIONAL DEBERAN SER VALIDADAS POR EL JEFE DEL ALMACEN Y EL SUPERVISOR OPERATIVO, SEGUN SEA EL CASO.

LAS TARJETAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS DE BIENES DE CONSUMO, DEBERAN SER MANEJADAS TANTO EN EL ALMACEN CENTRAL COMO EN LOS ALMACENES DELEGACIONALES, Y DE ALMACEN GENERAL Y FARMACIA DE UNIDADES MEDICAS, CONFORME A LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA.

CORRESPONDERA AL SUPERVISOR OPERATIVO, RECIBIR DEL JEFE DEL ALMACEN, EL VALE DE MARBETES Y LAS CEDULAS DE CONTROL DE MARBETES DEL INVENTARIO, REVISAR QUE LOS NUMEROS DE FOLIO DE LOS MISMOS ESTEN CORRECTOS, QUE NO EXISTAN NUMEROS REPETIDOS Y FALTANTES. SUPERVISARA QUE LOS MARBETES ESTEN DEBIDAMENTE COLOCADOS EN LOS RACKS, ESTIBAS O ANAQUELES, VERIFICANDO QUE COINCIDAN LOS DATOS DEL MARBETE CON LOS BIENES Y LAS CLAVES CORRESPONDIENTES.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

1 SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES, DELEGACION ESTATAL 0, REGIONAL.

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

IMPRIME, INTEGRA PAQUETES Y ENVIA MEDIANTE OFICIO AL SUPERVISOR OPERATIVO CORRESPONDIENTE LA SIGUIENTE DOCUMENTACION: CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
05); CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL OFICIAL (ANEXO SAS
MP
06); CEDULA DE CONTROL DE MOVIMIENTOS DE SALIDAS POSTERIORES AL PRIMER CONTEO (ANEXO SAS
MP
07); CEDULA DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08); CEDULA RESUMEN POR SECCION (ANEXO SAS
MP
09); CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSION (ANEXO SAS
MP
21) Y ACUSE DE RECIBO DE LAS CEDULAS (ANEXO SAS
MP
10).

2 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

RECIBE DOCUMENTACION MENCIONADA, ELABORA Y CONSERVA EL ACTA DE INICIO DE INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
11).

3 DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

ESTABLECE LA MESA DE CONTROL, DESIGNANDO AL ENCARGADO Y A SUS AUXILIARES, INTEGRA DOCUMENTACION, ENTREGA AL ENCARGADO DE LA MISMA Y GIRA INDICACIONES.

4 ENCARGADO DE MESA DE CONTROL.

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

RECIBE DOCUMENTACION, FIRMA ACUSE DE RECIBO DE LAS CEDULAS (ANEXO SAS
MP
10), INTEGRA CUADRILLAS DE TRABAJO Y NOMBRA A UN COORDINADOR PARA CADA UNA DE ELLAS Y REQUISITA LA CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
05), PARA EFECTUAR EL PRIMER CONTEO.

5 DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

CONSERVA LA CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
05), PARA SU CONTROL Y ELABORA Y ENTREGA AL JEFE DE SECCION DEL ALMACEN LA RELACION DE CLAVES A INVENTARIAR QUE ESTEN DENTRO DE SU SECCION, Y LA CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSION (ANEXO SAS
IMP21).

6 JEFE DE SECCION

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

RECIBE RELACION DE CLAVES A INVENTARIAR Y LA CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSION (ANEXO SAS
MP
21) Y DISTRIBUYE LAS CARGAS DE TRABAJO Y DOCUMENTACION AL COORDINADOR DE LA CUADRILLA DE TRABAJO CORRESPONDIENTE PARA REALIZAR EL PRIMER CONTEO.

7 COORDINADOR DE CUADRILLA DE TRABAJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE LA RELACION DE CLAVES A INVENTARIAR Y LA CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSION (ANEXO SAS
MP
21), Y REVISA QUE COINCIDAN CON LOS MARBETES CORRESPONDIENTES Y SUPERVISA QUE EL CONTEO SE REALICE DE ACUERDO A LAS UNIDADES DE PRESENTACION QUE SE INDICAN EN EL MARBETE.

8 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

ACOMODA BIENES Y ANOTA DATOS EN MARBETES.

9 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

INDICA A LOS MIEMBROS DE LA CUADRILLA QUE LOS BIENES DESPLAZADOS PARA SU CONTEO, SEAN COLOCADOS EN SU LUGAR RESPECTIVO Y QUE ANOTEN EN EL MARBETE (ANEXO SAS
MP
02), LA CANTIDAD DISPONIBLE, NO DISPONIBLE Y ASIENTEN SUS INICIALES EN EL CAMPO CORRESPONDIENTE DEL MARBETE Y GIRA INSTRUCCIONES.

10 CUADRILLA DE TRABAJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REALIZA EL PRIMER CONTEO, ANOTANDO LA CANTIDAD OBTENIDA POR CLAVE EN EL MARBETE CORRESPONDIENTE, SEPARA EL TALON NO. 1 DEL MARBETE DEL PRIMER CONTEO (ANEXO SAS
MP
02), DEBIDAMENTE REQUISITADO EN FORMA SECUENCIAL EN QUE FUERON COLOCADOS Y FORMADOS DE 25 TALONES.

11 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REPORTA A SU COORDINADOR LAS IRREGULARIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL PRIMER CONTEO: REPETICION O FALTA DE MARBETES, LOTES CADUCOS, DETERIORADOS O EN MAL ESTADO, DESORGANIZACION EN RACKS, ANAQUELES Y ESTIBAS Y ENTREGA LOS MARBETES O TALON DEL PRIMER CONTEO (ANEXO SAS
MP
102), REQUISITADOS.

12 COORDINADOR DE CUADRILLA DE TRABAJO.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE REPORTE DE IRREGULARIDADES Y LOS GRUPOS DE 25 TALONES, REPORTA Y ENTREGA AL SUPERVISOR OPERATIVO.

13 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE REPORTE DE IRREGULARIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL PRIMER CONTEO Y LOS TALONES NO. 1 DE LOS "MARBETES" (ANEXO SASI
MP
02) Y REALIZA PRUEBAS SELECTIVAS, PARA VERIFICAR Y DETERMINAR EL TRABAJO REALIZADO.

13.1 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

¨CONTEO CORRECTO?

NO. CORRIGE LA CANTIDAD ANOTADA EN EL MARBETE, CIRCULANDO LA CANTIDAD ERRONEA Y ANOTANDO LA CORRECTA, CONJUNTAMENTE CON EL COORDINADOR DE LA CUADRILLA E INFORMA AL JEFE DE ALMACEN LAS IRREGULARIDADES ENCONTRADAS PARA SU SOLVENTACION.

13.2 SI. CONTINUA ACTIVIDAD NO. 16.

14 JEFE DE ALMACEN

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE INFORME DE IRREGULARIDADES, SOLVENTA SEGUN SEA EL CASO DE LAS CORRECCIONES REALIZADAS Y ELABORA Y ENVIA INFORME DE MOVIMIENTOS DE ALMACEN CON LAS CORRECCIONES REALIZADAS.

15 ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE DOCUMENTACION DE MOVIMIENTOS DEL ALMACEN LOS CONSERVA.

16 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

ENTREGA LOS TALONES NO. 1 DE LOS MARBETES A. ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL.

17 JEFE DE ALMACEN

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE LOS MOVIMIENTOS DE SALIDAS OCURRIDOS DURANTE EL PRIMER CONTEO Y LE ENTREGA LA DOCUMENTACION QUE AMPARA LOS ULTIMOS CINCO MOVIMIENTOS DE ENTRADAS Y SALIDAS REGISTRADAS EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS KARDEX.

18 ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE LOS TALONES NO. 1 DE LOS MARBETES Y REQUISITA LA CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL OFICIAL (ANEXO SAS
MP
06); CON BASE EN LOS ULTIMOS CINCO MOVIMIENTOS REGISTRADOS.

19 REVISA QUE EL KARDEX, MANUAL O MECANIZADO ESTE ACTUALIZADO CON BASE EN LA CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL OFICIAL (ANEXO SAS
MP
06) Y LA CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSION (ANEXO SAS
MP
21), Y ANOTA EN LA CEDULA DE VALUACION DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
08), LA EXISTENCIA REGISTRADA EN EL KARDEX; ARCHIVA DOCUMENTACION TEMPORALMENTE.

TERMINA PROCEDIMIENTO

IMAGEN SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS PRIMER CONTEO

Folio Anterior Folio: 21744 Folio Siguiente
 
     
 

Derechos Reservados, (C)1995, 2000 IIJ-UNAM
Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM
Circuito Maestro Mario de la Cueva s/n, Ciudad Universitaria,
CP. 04510, México, D.F.
Tel. (52) 55 56-22-74-64 ó 78, Fax. (52) 55 56-65-21-93

 

arriba