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  SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION - 12/12/1997
4. PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO
Numeral 8

 
     
 

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4.1 OBJETIVO

4.2 POLITICAS DE OPERACION

4.3 DESCRIPCION

4.1. OBJETIVO

SISTEMATIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS PARA EL ANALISIS DE LA INFORMACION DEL INVENTARIO Y EMITIR UN JUICIO SOBRE LA SITUACION REAL DE LAS EXISTENCIAS DEL ALMACEN.

4.2 POLITICAS DE OPERACION

I UNA VEZ CONCLUIDAS LAS DIFERENTES ETAPAS DE LA TOMA DEL INVENTARIO, SERA CONVENIENTE QUE LOS RESULTADOS OBTENIDOS SE CENTRALICEN EN UNA SOLA UNIDAD O MESA DE CONTROL PARA EL ANALISIS DE LA, INFORMACION. OBTENER LA INFORMACION EN FORMA COMPLETA Y AJUSTADA AL PROGRAMA ESTABLECIDO, PERMITIRA QUE DE LA MISMA EMERJAN EN FORMA FIDEDIGNA LOS INFORMES DE EVALUACION DEL PROGRAMA DE INVENTARIO. POR ELLO, EL RESPONSABLE, DEL CONTROL Y ANALISIS DE INFORMACION DEBERA CUIDAR QUE LE SEA REMITIDA EN SU TOTALIDAD, Y LA CLASIFICARA DE ACUERDO AL ORDEN O SISTEMA DE RECUENTO ESTABLECIDO.

LA PRESENTACION DE LOS INFORMES SEGUIRA EL CRITERIO ADOPTADO EN LA DISTRIBUCION DE LAS ACTIVIDADES, CON LA FINALIDAD DE COORDINAR PERFECTAMENTE LOS MECANISMOS DE RECEPCION Y CLASIFICACION, EVITANDO DUPLICIDAD DE ESFUERZOS Y RETRASOS EN LA INFORMACION.

SE DEBERAN ESTABLECER LAS BASES NECESARIAS PARA ANALIZAR LA INFORMACION Y EMITIR UN JUICIO SOBRE LA SITUACION REAL DE LAS EXISTENCIAS DEL ALMACEN. EL PRIMER ASPECTO A CONSIDERAR SERA EL DE DETERMINAR LAS DIFERENCIAS CONTRA LOS REGISTROS, TANTO LA CANTIDAD DE ARTICULOS, COMO EL PORCENTAJE; PARA ELLO PODRA SER DE GRAN UTILIDAD ELABORAR UNA CEDULA DE RESULTADOS CUANTITATIVOS QUE PERMITIRA CONTEMPLAR LAS DIFERENCIAS POR ARTICULOS EN TODOS Y CADA UNA DE LAS LINEAS DE LOS MISMOS.

UNA VEZ PROCESADA LA INFORMACION, SE PODRA DETERMINAR CON PRECISION EL ORIGEN DE LAS DIFERENCIAS CONTABLES Y FISICAS, LO QUE PERMITIRA ESTABLECER MECANISMOS CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS; ESTOS ULTIMOS LLEVARAN AL ORIGEN DEL MAL Y PROPORCIONARAN DIFERENTES MEDIDAS A SEGUIR PARA EVITAR FUTUROS ERRORES; LOS METODOS CORRECTIVOS SOLAMENTE AJUSTARAN LAS DIFERENCIAS CONTABLES Y FISICAS, ESTABLECIENDO METODOS DE AJUSTE Y CORRECCION NUMERICA.

LOS AJUSTES DEL INVENTARIO ORIGINARAN NECESARIAMENTE MODIFICACIONES EN LOS REGISTROS CONTABLES, QUE PUEDEN VERSE REFLEJADOS EN SUS ASIENTOS, AL CAMBIAR LA CANTIDAD ANOTADA Y HACER QUE SEAN IGUALES A LOS RESULTADOS DEL RECUENTO FISICO.

SIMULTANEAMENTE AL ACTA DE CIERRE DEL INVENTARIO DEBERA ELABORARSE EL ACTA CIRCUNSTANCIADA, DONDE SE ASIENTEN LOS COMENTARIOS RELATIVOS A LAS DIFERENCIAS RESULTANTES, TANTO DE MAS COMO DE MENOS; ASI COMO LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA QUE EN EL LAPSO DE 45 DIAS CALENDARIO, A PARTIR DE LA FECHA DEL ACTA DE CIERRE, PLAZO QUE SE TIENE ESTABLECIDO PARA SU ACLARACION, SE OBTENGAN RESULTADOS DEFINITIVOS, ESPECIFICANDO LOS NOMBRES Y PUESTOS DE LOS FUNCIONARIOS Y DEL PERSONAL OPERATIVO INVOLUCRADO EN EL PROCESO DE ACLARACION DE DIFERENCIAS.

AL TERMINO DEL PERIODO MARCADO, SE DEBERA LEVANTAR UN ACTA TESTIMONIAL DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS, EN CASO DE PERSISTIR DIFERENCIAS DEL INVENTARIO, DEBERA INDICARSE CUALES SON LAS CAUSAS QUE IMPIDIERON SU ACLARACION, MENCIONANDO LOS NOMBRES DE LOS FUNCIONARIOS Y DEL PERSONAL OPERATIVO CON POSIBLE RESPONSABILIDAD.

EN LAS ACTAS MENCIONADAS ANTERIORMENTE, DEBERAN PARTICIPAR EL SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION, EL RESPONSABLE DE CONTABILIDAD, EL SERVIDOR PUBLICO RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL DESIGNADO POR EL SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION, EL RESPONSABLE DEL CENTRO DE TRABAJO, EL PERSONAL INVOLUCRADO. Y EL JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DELEGACIONAL. DEBIENDO INCORPORARLAS A LA INFORMACION QUE SE ENVIA A LOS ORGANOS DE CONTROL.

LOS CASOS EVIDENCIADOS, SE ENVIARAN A LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO O A LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, SEGUN CORRESPONDA, PARA SU ANALISIS Y EVALUACION, QUIENES DETERMINARAN LA POSIBLE EXISTENCIA DE RESPONSABILIDADES Y DECIDIRAN EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR.

EN SU CASO SERA RESPONSABILIDAD DE LOS TITULARES DE LA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS, Y DE LAS DELEGACIONES ESTATALES Y REGIONALES, DE LOS HOSPITALES REGIONALES Y DEL CENTRO MEDICO NACIONAL "20 DE NOVIEMBRE~, LA INTEGRACION DE EXPEDIENTES PARA DAR INICIO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS Y A LAS ACTUACIONES ANTE EL MINISTERIO PUBLICO FEDERAL, A TRAVES DE LA SUBDIRECCION GENERAL JURIDICA Y DE RELACIONES LABORALES O LA UNIDAD JURIDICA EN LAS DELEGACIONES, EN LOS CASOS QUE ASI LO AMERITEN.

PARA AQUELLAS DIFERENCIAS AUN POR ACLARAR Y QUE SE CONSIDEREN FACTIBLES DE SOLVENTAR TECNICA Y ADMINISTRATIVAMENTE Y QUE POR SU COMPLEJIDAD REQUIERAN MAYOR TIEMPO, PREVIA CONSULTA Y AUTORIZACION DE LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO, SE HARAN CONSTAR EN UNA NUEVA ACTA ADMINISTRATIVA LOS COMPROMISOS CONTRAIDOS PARA SU SOLVENTACION Y QUE NO ADMITEN RECURSO ALGUNO PARA OMITIR SU TOTAL ESCLARECIMIENTO, LO QUE EN SU CASO IMPLICARA FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDAD AL SERVIDOR PUBLICO QUE RESULTE RESPONSABLE.

LA SUBDELEGACION DE ADMINISTRACION RECIBIRA EL EXPEDIENTE QUE CONTIENE LOS PAPELES DE TRABAJO Y AUXILIADA POR SU PERSONAL, REVISARA EL EXPEDIENTE DE CADA INVENTARIO, PROCEDIENDO A ELABORAR UNA CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS DEL INVENTARIO.

EN CASO DE SER CORRECTAS LAS CIFRAS ASENTADAS EN EL ACTA, SE ANOTARAN LOS MISMOS IMPORTES EN EL AREA DESIGNADA A IMPORTES CORRECTOS O EN SU CASO, FORMULARA EL ACTA COMPLEMENTARIA CON LOS DATOS DERIVADOS DE LA REVISION, REMITIENDO COPIAS DE DICHAS CEDULAS A LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO Y UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA DELEGACIONAL, SEGUN CORRESPONDA.

LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y LAS SUBDELEGACIONES DE ADMINISTRACION, DEBERAN RESGUARDAR DURANTE 12 AÑOS LOS ORIGINALES DE LAS ACTAS DE INVENTARIOS Y PAPELES DE TRABAJO CORRESPONDIENTES A LOS ALMACENES LOCALIZADOS EN EL AREA DEL DISTRITO FEDERAL Y EN LAS ENTIDADES FEDERATIVAS, ASI COMO EL TALON NO. 2 DE TODOS LOS MARBETES QUE SE UTILIZARON EN EL CONTEO FISICO.

LOS RESULTADOS DE LOS INVENTARIOS SERAN INCORPORADOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A TRAVES DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES DE REGISTRO CONTABLE. COMO RESULTADO DE LA COMPARACION DEL INVENTARIO CONTRA LOS REGISTROS EN KARDEX, SE DEBERAN REALIZAR LOS REGISTROS SIGUIENTES: .

1.- DIFERENCIAS DE INVENTARIO CONTRA REGISTROS CONTABLES.

A) EN CASO DE FALTANTES DE INVENTARIO, ES DECIR, CUANDO EL INVENTARIO ES MENOR AL REGISTRO.

CUENTA PARTIDA PRESUPUESTAL DEBE HABER

630 2X-XX DIFERENCIAS EN INVENTARIO 10 CAPITULO 2000. 5X-XX DIFERENCIAS DE INVENTARIO CAPITULO 5000.

130 2X-XX INVENTARIO CAPITULO 2000. 5X-XX INVENTARIO CAPITULO 5000. 10

B) EN CASO DE SOBRANTES EN EL INVENTARIO

130 2X-XX INVENTARIO CAPITULO 2000. 10 5X-XX INVENTARIO CAPITULO 5000.

630 2X-XX DIFERENCIAS EN INVENTARIO CAPITULO 2000. 5X-XX DIFERENCIAS DE INVENTARIO CAPITULO 5000.

2. PARA EFECTOS DE CONTROL, LOS FALTANTES DE LAS DIFERENCIAS SE LLEVARAN EN CUENTAS E ORDEN COMO A CONTINUACION SE MENCIONAN:

CUENTA DEBE HABER

890 DIFERENCIAS POR ACLARAR 10 990 DIFERENCIAS DE INVENTARIOS 10

C) UNA VEZ IDENTIFICADO LEGALMENTE EL DEUDOR DE LAS DIFERENCIAS, SE REALIZARAN LOS ASIENTOS SIGUIENTES:

CUENTA DEBE HABER

890 DIFERENCIAS DE INVENTARIO 10 120 DEUDORES DIVERSOS 10 630 DIFERENCIAS EN INVENTARIOS 10 890 DIFERENCIAS DE INVENTARIO POR ACLARAR 10

LA PRESENTACION DE LA ACLARACION DE DIFERENCIAS DEL INVENTARIO SE HARA A MAS TARDAR 45 DIAS CALENDARIO DESPUES DEL ACTA DE CIERRE DEL INVENTARIO, UTILIZANDO INVARIABLEMENTE LA CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS DE MAS Y CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS DE MENOS DEL INVENTARIO PRACTICADO, A EFECTO DE HOMOGENEIZAR SU PRESENTACION Y FACILITAR SU POSTERIOR CONSOLIDACION.

ADEMAS DE LAS CEDULAS ALUDIDAS, DEBERA DE TURNARSE RELACION QUE CONTENGA LA DESCRIPCION DE LAS DIEZ CAUSAS QUE CON MAYOR FRECUENCIA SE TUVIERON EN LAS DIFERENCIAS DETERMINADAS E INFORMAR DE LAS MEDIDAS IMPLANTADAS PARA EVITAR SU RECURRENCIA.

SE DEBERAN ESTAMPAR LOS SELLOS DE POSTINVENTARIO A LOS DOCUMENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DE BIENES EN LOS ALMACENES Y FARMACIAS DURANTE LOS TRES DIAS POSTERIORES A LA PRACTICA DEL INVENTARIO.

CORRESPONDERA A LOS SUBDELEGADOS DE ADMINISTRACION DE LAS DELEGACIONES REGIONALES Y ESTATALES, EFECTUAR, DE ACUERDO CON LAS INDICACIONES DE LA SUBDIRECCION DE CONTADURIA; UNA INMEDIATA DEPURACION DE LAS PARTIDAS EN CONCILIACION E INCORPORAR LAS CIFRAS QUE RESULTEN A LA OPERACION CONTABLE ANTES DE DETERMINAR LA CIFRA COMPARABLE CON EL RESULTADO DEL INVENTARIO FISICO QUE SE REALICE EN EL MES DE NOVIEMBRE.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

1 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

ANOTA EN LOS TALONES NO. 2 DE LOS MARBETES (ANEXO SAS
MP
O2), LA EXISTENCIA DE LOS BIENES REGISTRADA EN EL KARDEX Y EN LA CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSION (ANEXO SAS
MP
21 ).

2 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

AGRUPA LOS MARBETES (ANEXO SAS
MP
02), EN PAQUETES DE 100 CONFORME A LOS NUMEROS DE FOLIOS. ELABORA UN VOLANTE DE CONTROL DE MARBETES (ANEXO SAS
MP
18), POR LA TOTALIDAD DE MARBETES DE UNA MISMA SECCION, Y REMITE AL AREA DE COMPUTO LOS VOLANTES Y MARBETES UTILIZADOS, MEDIANTE OFICIO.

3 JEFATURA DE SERVICIOS DE COMPUTO O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DELEGACIONAL.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO, VOLANTES DE CONTROL DE MARBETES (ANEXO SAS
MP
18), Y MARBETES (ANEXO SAS
MP
02), REGISTRA LOS MARBETES EN MEDIO MAGNETICO Y EMITE LISTADOS DE VALIDACION.

4 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

ELABORA OFICIO Y DEVUELVE LOS VOLANTES DE CONTROL DE MARBETES (ANEXO SAS
MP
18), MARBETES (ANEXO SAS
MP
02), Y LISTADOS DE VALIDACION AL SUPERVISOR OPERATIVO .

5 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO, VOLANTES DE CONTROL DE MARBETES, MARBETES Y LISTADOS ' DE VALIDACION, Y TURNA DOCUMENTACION.

6 ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE LOS VOLANTES DE CONTROL DE MARBETES, LOS MARBETES, LISTADOS DE VALIDACION, REVISA, DETECTA Y CORRIGE ERRORES MARCANDOLOS EN LOS LISTADOS DE VALIDACION.

7 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

INFORMA Y DEVUELVE DOCUMENTACION AL SUPERVISOR OPERATIVO.

8 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA AUTORIDAD

RECIBE DOCUMENTACION, VERIFICA LAS MODIFICACIONES Y DETERMINA.

¨AUTORIZA?

8.1 NO. DEVUELVE PARA CORRECCION LA DOCUMENTACION AL ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL Y CONTINUA CON LA ACTIVIDAD NO. 6

8.2 SI.- ELABORA OFICIO Y TURNA LOS LISTADOS DE VALIDACION AL AREA DE COMPUTO PARA SU CORRECCION. ARCHIVA MARBETES Y VOLANTES DE CONTROL DE MARBETES PARA SU RESGUARDO.

9 JEFATURA DE SERVICIOS DE COMPUTO O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DELEGACIONAL.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO Y LISTADOS DE VALIDACION CORREGIDOS Y AUTORIZADOS, CAPTURA CORRECCIONES, ELABORA OFICIO Y ENVIA CEDULAS DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08) Y LOS LISTADOS DE VALIDACION; AL SUPERVISOR OPERATIVO.

10 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO, CEDULAS DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08), Y LISTADOS DE VALIDACION, VERIFICA Y DETERMINA.

¨COINCIDEN DATOS ?.

10.1 NO. SOLICITA CORRECCIONES AL AREA DE COMPUTO, DEVUELVE DOCUMENTACION MODIFICADA, Y CONTINUA EN ACTIVIDAD NO. 9.

10.2 SI. AUTORIZA Y ENVIA POR OFICIO LOS LISTADOS AUTORIZADOS Y CEDULAS DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08), Y SOLICITANDO LA EMISION DE LISTADOS DEFINITIVOS DE LAS CEDULAS DE VALUACION POR CADA UNO DE LOS ALMACENES: AL AREA DE COMPUTO.

11 JEFATURA DE SERVICIOS DE COMPUTO O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DELEGACIONAL.

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE CEDULAS DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08), Y LISTADOS DE VALIDACION

12 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

PROCESA LISTADOS DEFINITIVOS DEL INVENTARIO POR CADA UNO DE LOS ALMACENES Y ENVIA CEDULAS DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08) DEFINITIVAS, MEDIANTE OFICIO JUNTO CON LA DOCUMENTACION SOPORTE, A SUPERVISOR OPERATIVO.

13 SUPERVISOR OPERATIVO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO, CEDULAS DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08), LISTADOS DE VALIDACION Y CEDULA DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO (ANEXO SAS
MP
08), DEFINITIVAS.

14 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

ELABORA EL ACTA DE CIERRE DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
16), Y ACTA CIRCUNSTANCIADA (ANEXO SAS
MP
17), PARA ACLARACION DE DIFERENCIAS Y OBTENCION DE RESULTADOS DEFINITIVOS.

15 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

LEVANTA ACTA TESTIMONIAL (ANEXO SAS
MP
19), DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS CON DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO.

16 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

INTEGRA EL ACTA DE CIERRE DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
16), EL ACTA CIRCUNSTANCIADA (ANEXO SAS
MP
17), Y EL ACTA TESTIMONIAL (ANEXO SAS
MP
19), AL EXPEDIENTE DEL INVENTARIO, Y LO TURNA POR OFICIO A LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS O A LA SUBDELEGACION DE ADMINISTRACION SEGUN CORRESPONDA.

17 SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y SUBDELEGACION DE ADMINISTRACION

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RECIBE OFICIO Y EXPEDIENTE DEL INVENTARIO.

18 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REVISA EL EXPEDIENTE DE CADA INVENTARIO, ELABORA LA CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
20), ANOTANDO LOS IMPORTES QUE MENCIONA EL RESULTADO DEL INVENTARIO, VERIFICA Y DETERMINA.

¨CIFRAS CORRECTAS ANOTADAS EN EL ACTA?

18.1 NO. FORMULA E INTEGRA EL ACTA COMPLEMENTARIA CON LOS DATOS DERIVADOS DE LA REVISION Y REMITE COPIA DEL EXPEDIENTE DEL INVENTARIO A LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO O A LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DELEGACIONAL, SEGUN CORRESPONDA, TERMINA PROCEDIMIENTO.

18.2 SI. . ANOTA LOS MISMOS IMPORTES EN LA CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS DEL INVENTARIO (ANEXO SAS
MP
20), EN EL CAMPO DESIGNADO A IMPORTES CORRECTOS.

19 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESGUARDA Y ARCHIVA LOS ORIGINALES DE LAS ACTAS DEL INVENTARIO Y PAPELES DE TRABAJO CORRESPONDIENTES A LOS ALMACENES LOCALIZADOS EN EL DISTRITO FEDERAL Y EN LAS ENTIDADES FEDERATIVAS, ASI COMO EL TALON NUMERO 2 DE TODOS LOS MARBETES QUE SE UTILIZARON EN EL CONTEO FISICO.

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