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  SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA. - 15/03/1998
6 PROCEDIMIENTOS
6.1 PARA LA SUPERVISION, DETECCION Y APLICACION DE INASISTENCIAS DEL PERSONAL DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA; VALIDACION Y CONTROL DE FACTURAS
Numeral 6

 
     
 

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6.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISION, DETECCION Y APLICACION DE INASISTENCIAS DEL PERSONAL DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA; VALIDACION Y CONTROL DE FALTAS.

6.1.1 OBJETIVO

CONTAR CON ESQUEMAS DE CONTROL MAS EFICIENTES PARA GARANTIZAR LA PERMANENCIA FISICA DE LOS ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA Y LA CALIDAD DEL SERVICIO, ASI COMO VERIFICAR QUE LOS COBROS POR EL SERVICIO SE AJUSTEN A LOS PRECIOS PACTADOS EN EL CONTRATO Y QUE EL GASTO POR ESTE CONCEPTO SE REALICE DE ACUERDO A LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD, RACIONALIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL EMITIDOS POR EL GOBIERNO FEDERAL Y EL PROPIO INSTITUTO.

6.1.2 POLITICAS DE OPERACION

PARA EL OPTIMO APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS QUE EL INSTITUTO DESTINA PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD E INTEGRIDAD FISICA DE LAS PERSONAS Y DEL PATRIMONIO INSTITUCIONAL, ES NECESARIO PRECISAR LOS MECANISMOS DE CONTROL DEL PERSONAL DE LA SUBROGADA, POR LO QUE SE DEBERAN OBSERVAR LAS SIGUIENTES POLITICAS.

LOS TITULARES DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA EN LOS CENTROS DE TRABAJO:

* REQUISITARAN EL FORMATO "OPERATIVO DE TRABAJO" (ANEXO 1), QUE ESTARA CONFORMADO POR EL NUMERO DE ELEMENTOS CONTRATADOS, CONSIDERANDO LAS AREAS DE COBERTURA PARA LA ASIGNACION DE ELEMENTOS POR UNIDAD Y LOS HORARIOS DE TRABAJO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES DONDE SE PRESTA EL SERVICIO.

* ELABORARAN EL "PROGRAMA SEMANAL DE SUPERVISION" (ANEXO 2)

* RECIBIRAN, REVISARAN Y VALIDARAN LAS FACTURAS CORRESPONDIENTES, RECABARAN LA FIRMA DE AUTORIZACION DEL TITULAR DE ADMINISTRACION Y SE TURNARAN A SU AREA DE SERVICIOS GENERALES PARA QUE ESTA ELABORE LA RELACION DE FACTURAS (ANEXO 8) Y A SU VEZ ENVIARLAS AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES EN EL CASO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y ORGANOS DESCONCENTRADOS EN EL DISTRITO FEDERAL. EN LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS FUERA DEL AREA METROPOLITANA, LAS AREAS DE SERVICIOS GENERALES LAS REMITIRAN A SUS RESPECTIVAS AREAS FINANCIERAS PARA SU TRAMITE DE PAGO.

* CONSERVARAN PARA SU CONTROL INTERNO: COPIA DE LAS FACTURAS, DE LOS OFICIOS DE SOLICITUD DE PAGO Y ANEXOS.

CONSIDERARA FALTA CUANDO:

* EXISTA DIFERENCIA OSTENSIBLE ENTRE LAS FIRMAS DE ENTRADA Y SALIDA DE CADA ELEMENTO.

* FALTE LA FIRMA DE ENTRADA Y/O SALIDA DE CADA ELEMENTO.

* LAS AUSENCIAS NO SEAN CUBIERTAS POR OTRO ELEMENTO DE IGUAL RANGO Y SE EFECTUE DESPUES DE UNA HORA DE INICIADO EL SERVICIO.

* LOS ELEMENTOS EN SERVICIO SE NIEGUEN A PROPORCIONAR INFORMACION AL PERSONAL AUTORIZADO DEL INSTITUTO, PREVIA IDENTIFICACION.

* EN UNA SUPERVISION NO SE ENCUENTRE ELABORADO EL REPORTE DE ASISTENCIA (FATIGA. DEBIDAMENTE REQUISITADO CON LA FIRMA DE ENTRADA DE LOS ELEMENTOS PRESENTES.

* EN LAS UNIDADES OPERATIVAS, LA CORPORACION NO PERMITA REALIZAR LAS FUNCIONES DE LOS JEFES DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA, SUPERVISORES, INSPECTORES Y COORDINADORES DE SERVICIO DEL INSTITUTO.

* EL REPORTE DE ASISTENCIA (FATIGA) SEA PRESENTADO SIN LA VALIDACION DE LA AUTORIDAD DE LOS CENTROS DE TRABAJO.

* EL ELEMENTO NO DE CUMPLIMIENTO A LAS CONSIGNAS ESPECIFICAS Y/O SE EXCEDA EN SU HORARIO DE COMIDA.

* NO SE PRESENTE COMPLETO EL ESTADO DE FUERZA" QUE SEA MARCADO EN EL OPERATIVO DE TRABAJO".

* DEBERAN CONSIDERARSE EN LAS BASES DE LIMITACIONES Y EN EL CONTRATO RESPECTIVO, LA APLICACION DE LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

A) DEFINICION DE MECANISMOS PARA LA APLICACION DE DESCUENTOS POR INASISTENCIA DETECTADAS O EN SU CASO LA NOTA DE CREDITO A FAVOR DEL INSTITUTO, QUE AMPARA EL IMPORTE CORRESPONDIENTE.

B) SOLICITAR LA PARTICIPACION DEL AREA JURIDICA EN CASO DE QUE EL PRESTADOR DEL SERVICIO REVISE LA EXHIBICION DE LA NOTA DE CREDITO, A EFECTO DE QUE SE GESTIONE LA NOTA DE CARGO PARA QUE LOS DESCUENTOS SEAN APLICABLES DIRECTAMENTE DE LA FACTURA DEL PRECIO QUE SE TRATE.

C) INDEPENDIENTEMENTE DE LAS SANCIONES QUE SE APLIQUEN EN BASE AL CONTRATO, REALIZAR LAS PENALIZACIONES QUE HAGA LUGAR.

D) SOLICITAR AL RESULTADO DEL SERVICIO, LOS PRECIOS UNITARIOS OFERTADOS, RELATIVOS AL ARMAMENTO Y EQUIPO, A EFECTO DE PODER APLICAR LOS DESCUENTOS RESPECTIVOS, CUANDO ESTAS NO SEAN PORTADOS O UTILIZADOS DURANTE LA PRESTACION DEL SERVICIO.

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES

6.1.3 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISION; DETECCION Y APLICACION DE INASISTENCIAS AL PERSONAL DEL SERVICIO DE VIGILANCIA; VALIDACION Y CONTROL DE FACTURAS

NO. 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DESCONCENTRADAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RECIBE INFORMACION DE LOS CENTROS DE TRABAJO PARA EFECTUAR VISITAS DE INSPECCION

NO. 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ELABORA LOS FORMATOS "OPERATIVO DE TRABAJO" (ANEXO 1) Y "PROGRAMA SEMANAL DE SUPERVISION (ANEXO 2), Y ARCHIVA DOCUMENTOS PARA CONTAR CON EL SEGUIMIENTO DEL COMPORTAMIENTO DEL ESTADO DE FUERZA

NO. 3 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ELABORA Y ENVIA AL SUPERVISOR OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA CON EL FORMATO DE "SUPERVISION DE ASISTENCIA DE VIGILANCIA" (ANEXO 3) PARA NOTIFICARLE LOS CENTROS DE TRABAJO A SUPERVISAR.

NO. 4 UNIDAD ADMINISTRATIVA SUPERVISOR DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RECIBE OFICIO Y FORMATO. (ANEXO 3), ACUSA RECIBO EN LA COPIA DEL OFICIO Y LO DEVUELVE PARA SU ARCHIVO.

NO. 5 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD VISITA CENTRO DE TRABAJO CORRESPONDIENTE SE PRESENTA CON LA AUTORIDAD DEL MISMO CON EL ENCARGADO DE LA CORPORACION EMPRESA SUBROGADA.

NO. 6 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZA RECORRIDO, VERIFICAR ASISTENCIAS, PUESTOS Y CONSIGNAS, REQUISITA EL FORMATO "SUPERVISION" (ANEXO 3) Y LO ENTREGA AL RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA.

NO. 7 UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DESCONCENTRADAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RECIBE FORMATO DEBIDAMENTE REQUISITADO Y CON BASE EN EL, ELABORA "REGISTRO DE SUPERVISIONES" (ANEXO 4) DETERMINANDO EL NUMERO EXACTO DE INASISTENCIAS A APLICAR DURANTE EL PERIODO

NO. 8 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ELABORA "CONCILIACION DE FALTAS" (ANEXO 5) AL TERMINO DE LA QUINCENA CON EL "REGISTRO DE SUPERVISIONES" (ANEXO 4) Y LAS "FATIGAS" (ANEXO 4 BIS) DEBIDAMENTE VALIDADAS.

NO. 9 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ANALIZA QUE LAS FATIGAS SEAN ACORDES AL "OPERATIVO DE TRABAJO" Y CON BASE AL RESULTADO, ELABORA "RELACION DE FALTAS" (ANEXO 6).

NO. 10 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD EFECTUA CONCILIACION ENTRE LAS INASISTENCIAS DETECTADAS POR FATIGA Y LAS DETECTADAS POR SUPERVISION, PARA DETERMINAR EL NUMERO EXACTO DE INASISTENCIAS A APLICAR DURANTE EL PERIODO Y ARCHIVA DOCUMENTOS HASTA LA RECEPCION DE FACTURAS PARA GESTIONAR LOS DESCUENTOS CORRESPONDIENTES.

NO. 11 UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ELABORA Y ENVIA OFICIO INFORMATIVO EN ORIGINAL Y COPIA A LA CORPORACION O EMPRESA SUBROGADA PARA NOTIFICARLE EL NUMERO DE INASISTENCIAS DEL PERIODO, QUINCENAL O MENSUAL SEGUN CORRESPONDA.

NO. 12 UNIDAD ADMINISTRATIVA CORPORACION O EMPRESA SUBROGADA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RECIBE OFICIO ACUSA RECIBO EN COPIA Y REMITE LA FACTURACION POR LOS SERVICIOS PRESTADOS Y EN SU CASO NOTA DE CREDITO POR LAS FALTAS DETECTADAS.

NO. 13 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DESCONCENTRADAS RECIBE FACTURAS, REVISA Y VALIDA:

- QUE LOS IMPORTES SEAN LOS PACTADOS EN EL CONTRATO

DATOS FISCALES

DEDUCCIONES POR INASISTENCIAS Y

DESGLOSE DEL I.V.A.

¨ESTAN BIEN REQUISITADAS?

NO. 13.1 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD NO: DEVUELVE FACTURAS PARA SU CORRECCION INDICANDO ANOMALIAS Y PASA A LA ACTIVIDAD NO. 14.

NO. 13.2 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD SI: ELABORA LA MEMORIA DE CALCULO" (ANEXO 7) Y RECABA AUTORIZACION DEL TITULAR DE ADMINISTRACION RESPECTIVO.

¨ESTA UBICADO EN EL DISTRITO FEDERAL EL RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA?

NO. 13.2.1 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD NO: SOLICITA A SU AREA DE FINANZAS EL PAGO CORRESPONDIENTE ANEXANDO FACTURAS, MEMORIA DE CALCULO Y CONCILIACION DE FALTAS, CONSERVANDO COPIA DE LOS MISMOS PARA ARCHIVO. PASA A LA ACTIVIDAD NO. 15.

NO. 13.2.2 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD SI: ENVIA A, LA JEFATURA DE SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LA SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES: LOS DOCUMENTOS ANTES DESCRITOS, CONSERVANDO COPIA DE LOS MISMO PARA ARCHIVO.

NO. 14 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD JEFATURA DE SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LA SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES RECIBE DOCUMENTOS, ANALIZA, VALIDA, ELABORA "RELACION DE FACTURAS" (ANEXO 8) Y REMITE FACTURACION ACOMPAÑADA DEL SOPORTE DOCUMENTAL AL DEPARTAMENTO DE ENLACE ADMINISTRATIVO DE LA SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES PARA TRAMITE DE PAGO.

NO. 15 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE ENLACE ADMINISTRATIVO/AREA DE FINANZAS RECIBE DOCUMENTOS Y REALIZA PROCEDIMIENTO

TERMINA PROCEDIMIENTO

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