CENTRO UNIVERSITARIO DE INVESTIGACIONES BIBLIOTECOLOGICAS.

Secretaría Administrativa.- Objetivos y Funciones Especificas - MANUAL DE ORGANIZACION. CENTRO UNIVERSITARIO DE INVESTIGACIONES BIBLIOTECOLOGICAS. - 01/05/1996

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OBJETIVOS Y FUNCIONES ESPECIFICAS.

SECRETARIA ADMINISTRATIVA.

OBJETIVOS: COADYUVAR CON LA DIRECCION EN LA PLANEACION, ORGANIZACION, COORDINACION Y SUPERVISION DE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES CON QUE CUENTA EL CENTRO, A FIN DE PROPORCIONAR OPORTUNAMENTE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS QUE SE REQUIERAN PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES SUSTANTIVAS DE LA DEPENDENCIA.

FUNCIONES:

- COORDINAR Y SUPERVISAR LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL QUE CONFORMA LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA.

- VIGILAR EL ADECUADO CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS EMITIDOS POR EL DIRECTOR QUE PERMITAN LA COORDINACION CON EL RESTO DE LA ORGANIZACION.

- ESTABLECER LOS MECANISMOS DE COORDINACION QUE PERMITAN LA ADECUADA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES ASIGNADOS.

- REPRESENTAR AL CENTRO ANTE LAS AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS UNIVERSITARIAS.

- PRESENTAR A LA CONSIDERACION DEL DIRECTOR EL PROYECTO DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA, CON METAS Y OBJETIVOS PARTICULARES DE CADA AREA QUE LA CONFORMA, ASI COMO SUS COSTOS.

- LLEVAR UN REGISTRO Y CONTROL DE LOS ASUNTOS Y ACTIVIDADES RELEVANTES DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA POR CADA UNA DE LAS AREAS QUE LA INTEGRAN.

- INFORMAR DE MANERA PERIODICA AL DIRECTOR SOBRE LOS AVANCES EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS.

- MANTENER RELACION DIRECTA CON LAS DEPENDENCIAS NORMATIVAS, A FIN DE EVITAR DEMORA EN EL TRAMITE DE LA DOCUMENTACION.

- SUPERVISAR EL PAGO DE NOMINA, EL BUEN USO DE LA INFORMACION QUE SE DERIVE DE ELLA Y SU ENTREGA OPORTUNA A LA DIRECCION GENERAL DE FINANZAS.

- APOYAR AL DEPARTAMENTO DE DIFUSION EN LA LOGISTICA PARA LA REALIZACION DE EVENTOS.

- PROMOVER LA CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO EN LOS PROGRAMAS Y AREAS QUE FAVOREZCAN SU DESARROLLO Y LA SUPERACION DEL CENTRO.

- SUPERVISAR LA ELABORACION DE INFORMES PRESUPUESTALES Y SU ENTREGA A LA DIRECCION.

- VIGILAR LA ATENCION QUE SE DE AL PERSONAL EN LO CORRESPONDIENTE A SUS NECESIDADES, DERECHOS Y OBLIGACIONES, SOBRE LAS BASES LEGALES PROCEDENTES.

- AUXILIAR AL DIRECTOR EN LA ELABORACION ANUAL DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DEL CENTRO CONFORME A CRITERIOS PROGRAMATICOS.

- PRESENTAR AL DIRECTOR DE LA DEPENDENCIA EL ANTEPROYECTO DE OPERACION ANUAL CON OBJETIVOS Y METAS, ASI COMO EL COSTO PROGRAMADO.

- VIGILAR EL CUMPLIMIENTO A LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA POR PATRONATO UNIVERSITARIO RESPECTO AL FONDO FIJO, PRESUPUESTO DE INGRESOS EXTRAORDINARIOS.

- INFORMAR AL DIRECTOR DE MANERA ESPECIAL SOBRE EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO.

- ESTABLECER LOS CRITERIOS DE REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES CONTABLES Y FINANCIERAS DERIVADAS DE LAS ACTIVIDADES DEL CENTRO.

- DEFINIR LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA EL APROVISIONAMIENTO DE BIENES, MATERIALES Y PRESTACION DE SERVICIOS QUE SE REQUIERAN EN EL DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS DIFERENTES AREAS.

- COORDINAR LA COMISION DE HIGIENE Y DE SEGURIDAD.

- COORDINAR Y SUPERVISAR LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE VIGILANCIA, INTENDENCIA, TRANSPORTE, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA.

- PROGRAMAR EL ADIESTRAMIENTO AL PERSONAL DE INTENDENCIA Y VIGILANCIA, CON LA ASESORIA Y APOYO DE LA COORDINACION DE ASUNTOS LABORALES.

- COORDINAR LAS ACTIVIDADES INHERENTES A LA RECEPCION, CONTROL Y ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA.

- ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DE OPERACION QUE FACILITEN LA RECEPCION, CONTROL Y DISTRIBUCION OPORTUNA DE LA CORRESPONDENCIA.

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