DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA.

Procedimiento para la Recepción de Bienes o Insumos en el Almacén de la Dependencia. - NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA PARA LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS EN MATERIA DE ADQUISICIONES Y ALMACENES. - / /

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE BIENES O INSUMOS EN EL ALMACEN DE LA DEPENDENCIA

ALMACEN DE LA DEPENDENCIA

1 . RECIBE DEL AREA DE COMPRAS CORRESPONDIENTE, COPIA DE LA "ORDEN DE COMPRA" (OC-06) O DE LA "REQUISICION DE COMPRA" (DGPROV-02-86-0) O DE LA "SOLICITUD-VALE DE ABASTECIMIENTO" (SVA).

2. ABRE EXPEDIENTE DE "PENDIENTES" POR CADA DOCUMENTO QUE RECIBA Y ESPERA LA PRESENCIA DEL PROVEEDOR O DE LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA.

PROVEEDOR O LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA

3. PRESENTA LOS BIENES O INSUMOS Y LA DOCUMENTACION RESPECTIVA SEGUN SE TRATE:

3.1. PROVEEDORES: "ORDEN DE COMPRA" Y "FACTURA" O "REMISION" (COPIAS NECESARIAS).

3.2. DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA: "SVA", "NOTA DE TRANSITO" (DGPROV-08-87-0) O "RECIBO DE ENTREGA" (DGPROV-01-CE).

ALMACEN DE LA DEPENDENCIA

4. PARA RECIBIR LOS BIENES E INSUMOS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES, CONFRONTA LA "FACTURA" O "REMISION" CONTRA LA COPIA DE LA "ORDEN DE COMPRA" QUE TIENEN EN SU EXPEDIENTE DE "PENDIENTES", Y PARA RECIBIRLE A LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA, COTEJA "SVA", "NOTA DE TRANSITO" O "RECIBO DE ENTREGA", CONTRA LA COPIA DE "REQUISICION DE COMPRA" O "SVA" QUE TIENE EN SU PODER.

4.1. SI HUBIERA DIFERENCIA EN LA DOCUMENTACION:

4.1.1. LLENA EL FORMATO "RECHAZO A PROVEEDORES" (RP-07), ENTREGA EL ORIGINAL AL PROVEEDOR O A LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA, PARA QUE CORRIJAN EL ERROR Y ARCHIVA COPIA EN EL EXPEDIENTE RESPECTIVO.

4.2. SI NO HUBIERA DIFERENCIA EN LA DOCUMENTACION:

4.2.1. RECIBE LOS BIENES O INSUMOS, OBSERVANDO LO SIGUIENTE:

4.2.1.1. VERIFICA QUE LOS BIENES E INSUMOS CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA: MARCA, MODELO, COLOR, UNIDAD DE MEDIDA Y EN LAS CANTIDADES AMPARADAS EN LA "ORDEN DE COMPRA", "REQUISICION DE COMPRA" O "SVA".

4.2.1.2. CHECA QUE LOS BIENES E INSUMOS SE ENCUENTREN EN BUEN ESTADO.

4.2.1.3. DE EXISTIR ALGUN PROBLEMA CON LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA O CON EL ESTADO DE LOS BIENES E INSUMOS, SE DEBE RECHAZAR LA ENTREGA Y LLENAR LA FORMA "RECHAZO A PROVEEDORES" (VER PUNTO 4.1.1).

5. SI LOS BIENES QUE RECIBEN CONCUERDAN CON LO SOLICITADO SE DEBE FIRMAR DE RECIBIDO DE CONFORMIDAD EN "FACTURA" O "REMISION", "SVA", "NOTA DE TRANSITO" O "RECIBO DE ENTREGA" ANOTANDO: NOMBRE, FIRMA, FECHA, CARGO Y SELLO, ENTREGANDO LOS ORIGINALES DE ESTOS DOCUMENTOS AL PROVEEDOR O A LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA.

6. INGRESA BIENES E INSUMOS EN EL ALMACEN, PROCURANDO QUE:

6.1. EL MANEJO SEA CON PRECAUCION Y CON EL EQUIPO ADECUADO.

6.2. EL ACOMODO SE REALICE EN LA SECCION Y EL LUGAR A DONDE CORRESPONDA, DEBIENDO TENER PRESENTE EL PRINCIPIO DE QUE LO "PRIMERO QUE ENTRA, ES LO PRIMERO EN SALIR" (PEPS).

6.3. SE DEBE ASEGURAR LA CONSERVACION Y LA PROTECCION DE LOS BIENES E INSUMOS, TOMANDO EN CUENTA ELEMENTOS AMBIENTALES COMO LA VENTILACION, ILUMINACION, TEMPERATURA, HUMEDAD, ENTRE OTROS.

6.4. DEBE VERIFICAR QUE LOS BIENES QUE RECIBA DE LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA, Y QUE POR SU NATURALEZA FORMEN PARTE DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO, CUENTEN CON EL NUMERO DE INVENTARIO QUE INDIQUE LA INCORPORACION AL SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DEL ACTIVO FIJO DE LA UNAM (SICAF), EN CASO DE NO SER ASI TRAMITARA EL ALTA DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE, ANTE LA DIRECCION GENERAL DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO.

6.4.1. PARA LOS BIENES INVENTARIABLES ENTREGADOS POR LOS PROVEEDORES DE MANERA DIRECTA, REALIZARA EL PROCEDIMIENTO REFERIDO EN EL PUNTO ANTERIOR.

7. LLENA LA FORMA "NOTA DE ENTRADA" (DGPROV-04-87-0) POR EL INGRESO DE LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACEN, ASIGNANDO UN NUMERO DE FOLIO CONSECUTIVO Y REGISTRA EL MOVIMIENTO EN LA "TARJETA MOVIMIENTO DE ALMACEN" (TMA-10) Y/O "MARBETE" (M-09).

8. FORMULA "REPORTE DIARIO DE ENTRADAS AL ALMACEN" (RDE-13) Y LO TURNA A LA SECRETARIA, UNIDAD O DELEGACION ADMINISTRATIVA.

9. EN EL CASO DE QUE SE DETECTE ALGUN PROBLEMA CON LOS BIENES E INSUMOS QUE ENTREGO LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA, SE CONTARA CON DIEZ DIAS HABILES PARA HACER LA RECLAMACION CORRESPONDIENTE.

10. EN CASO DE QUE SE DETECTEN PROBLEMAS CON LOS BIENES E INSUMOS QUE ENTREGUEN DIRECTAMENTE LOS PROVEEDORES, SE NOTIFICARA A LA SECRETARIA, UNIDAD O DELEGACION ADMINISTRATIVA, PARA QUE EFECTUE LA RECLAMACION CORRESPONDIENTE, DENTRO DEL TIEMPO DE GARANTIA DE LOS MISMOS.

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